Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Parteien

Zwischen Janeway.io UG (haftungsbeschränkt), August-Bebel-Straße 16, 16816 Neuruppin, eingetragen im Handelsregister des Amtsgericht Neuruppin unter HRB 15191 NP, vertreten durch den Geschäftsführer Lukas Pritzkow (nachfolgend „Auftragnehmer“)

und

(nachfolgend „Auftraggeber“)

— gemeinsam die „Parteien“ —

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag („AVV“) regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Janeway.io UG (haftungsbeschränkt) („Auftragsverarbeiter“) im Auftrag des Auftraggebers („Verantwortlicher“) gemäß Art. 28 DSGVO. „Auftragnehmer“ ist hier der Auftragsverarbeiter; „Auftragnehmer des Verantwortlichen“ — in Ziff. 5 der Präambel und in Anlage 1 — sind dessen eigene Dienstleister.

Datenschutzbeauftragter des Auftragsverarbeiters ist Patrick Knittel, Knittel Akademie für Datenschutz & Compliance, info@knittel-compliance.de, +49 30 5522 8166; er ist Ansprechpartner in datenschutzrechtlichen Fragen aus diesem AVV. Weisungen nach § 1 und Meldungen nach § 6 richtet der Verantwortliche an die im Abschluss benannte Kontaktstelle; Datenschutzanfragen auch an legal@janeway.io.

Präambel und Rahmenangaben

Der Verantwortliche beauftragt den Auftragsverarbeiter mit einer datenverarbeitenden Hauptleistung: (a) der cloudbasierten KI-Software-Suite (Janeway Suite) samt Modulen, (b) Betrieb, Wartung und Support von Software-Systemen (Managed Services / Hosting) oder (c) Softwareentwicklung einschließlich Testläufen mit personenbezogenen Testdaten. Sie ergibt sich aus dem Abonnement-/Nutzungsvertrag oder dem Rahmenvertrag nebst Leistungsanlagen und -scheinen (einheitlich „Hauptvertrag“ bzw. „Dienste“); Verweise auf die Janeway Suite sind beispielhaft. Bestehen mehrere Hauptverträge nebeneinander, gilt dieser AVV für jeden gesondert: Fristen und Löschpflichten nach § 7 und die Haftungsobergrenze nach § 9 Abs. 2 beziehen sich auf den einzelnen Hauptvertrag und seine Vergütung; die Beendigung eines Hauptvertrags lässt die Verarbeitung unter den übrigen unberührt.

0. Abgrenzung der Rollen

(1) Erfasst sind ausschließlich Verarbeitungen, die der Auftragsverarbeiter weisungsgebunden vornimmt: die Inhalte, die der Verantwortliche oder seine Nutzer in die Anwendungen eingeben oder dort erzeugen (Ziff. 4), sowie Anlage, Verwaltung und Sicherung ihrer Konten.

(2) Nicht Gegenstand sind Verarbeitungen, über deren Zwecke und Mittel der Auftragsverarbeiter selbst entscheidet und für die er eigener Verantwortlicher ist (Art. 4 Nr. 7 DSGVO): Missbrauchs- und Angriffsabwehr, Abrechnung des Hauptvertrags samt Zahlungsabwicklung und Credit-Verbrauch, Betrieb der eigenen Websites samt deren Demo- und Website-Assistenten, Versand der Betriebs-, Wartungs- und Leistungsmitteilungen an die Kontaktpersonen des Verantwortlichen sowie Protokolle für eigene Pflichten nach Art. 32 DSGVO und eigene Rechtsansprüche. Insoweit gilt seine Datenschutzerklärung, Betroffenenrechte sind ihm gegenüber geltend zu machen, ein Weisungsrecht nach § 1 besteht nicht.

(3) Unterfallen dieselben Daten beiden Absätzen, entscheidet für jede Verarbeitung ihr Zweck. Eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO wird nicht begründet.

(4) Ist der Auftraggeber für die eingebrachten Daten selbst Auftragsverarbeiter — insbesondere, wenn er über einen Entwickler-Zugang Arbeitsbereiche, Kontingente oder Agenten für eigene Kunden betreibt —, verarbeitet der Auftragsverarbeiter sie als Unterauftragsverarbeiter nach Art. 28 Abs. 4 DSGVO. Dieser Vertrag gilt dann entsprechend; der Auftraggeber tritt an die Stelle des Verantwortlichen, über ihn verlaufen Weisungskette und Betroffenenrechte.

a) Genehmigung. Der Auftraggeber sichert zu, dass sein Verantwortlicher ihm die Genehmigung nach Art. 28 Abs. 2 DSGVO erteilt hat — für den Auftragsverarbeiter wie für die in Anlage 3 geführten Empfänger. Mitteilungen nach § 4 Abs. 2 gibt er unverzüglich weiter, damit die Einspruchsfrist nach § 4 Abs. 3 laufen kann.

b) Durchreichen der Pflichten. Dem weiteren Auftragsverarbeiter sind nach Art. 28 Abs. 4 DSGVO dieselben Pflichten aufzuerlegen, die zwischen dem Verantwortlichen und dem Auftraggeber gelten; eine Zusicherung des Auftraggebers ersetzt sie nicht. Weichen sie von diesem Vertrag ab, teilt er das vor Beginn der Verarbeitung in Textform mit; der Auftragsverarbeiter erklärt binnen 14 Tagen, ob er sie übernimmt. Andernfalls beginnt die Verarbeitung für diesen Verantwortlichen nicht; der Auftraggeber kann insoweit außerordentlich kündigen. Ist der Verantwortliche am Ende der Kette eine öffentliche Stelle, gelten § 1 Abs. 7, § 1 Abs. 8 und § 2 Abs. 5 entsprechend mit der Maßgabe, dass der Auftraggeber die dortigen Mitteilungen für ihn abgibt und die vom Auftragsverarbeiter übernommenen Anforderungen an ihn weitergibt.

c) Angaben für das Verzeichnis. Vor Beginn nennt der Auftraggeber je Verantwortlichem Name und Kontaktdaten, gegebenenfalls dessen Vertreter nach Art. 27 DSGVO und dessen Datenschutzbeauftragten; ohne sie kann der Auftragsverarbeiter sein Verzeichnis nach Art. 30 Abs. 2 lit. a DSGVO nicht führen.

d) Verbraucher. Entwickler-Zugänge sind für Verbraucher (§ 13 BGB) nicht buchbar (AGB § 3 Abs. 8).

1. Gegenstand der Verarbeitung

Bereitstellung und Betrieb der nach dem Hauptvertrag beauftragten Leistung (Präambel), einschließlich Speicherung, Verarbeitung, Übermittlung und Nutzung der eingegebenen Daten zur Erbringung der vereinbarten Funktionen.

2. Dauer der Verarbeitung

Für die Dauer des Hauptvertrags. Nach dessen Beendigung endet sie gemäß § 7.

3. Art und Zweck der Verarbeitung

Zweck ist ausschließlich die Erbringung der im Hauptvertrag vereinbarten Dienste. Art: Erhebung, Speicherung, Verarbeitung (einschließlich KI-gestützter Analyse, soweit die Suite genutzt wird), Übermittlung, Bereitstellung, Abruf und Löschung über die jeweils genutzte Infrastruktur.

4. Art der personenbezogenen Daten

Je nach genutzten Modulen:

• Stammdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Organisationszugehörigkeit
• Kommunikationsinhalte: Chat-Verläufe, KI-Antworten, Notizen, Aufgaben, Kalendereinträge sowie Inhalte, Anhänge und Teilnehmerkennungen des Messenger-Moduls
• E-Mail-Daten: Kopfdaten (Absender, Empfänger, Kopie, Blindkopie, Betreff) und Inhalte ein- und ausgehender Nachrichten samt Anhängen, auch von unbeteiligten Korrespondenzpartnern
• Verkehrsdaten: Log-Daten, Nutzungsstatistiken, Zeitstempel, IP-Adressen, Browser- und Gerätekennungen
• Audio-/Sprachdaten: Sprachaufnahmen — in der KI-Telefonie transient, im Diktat-Modul dauerhaft gespeichert —, hochgeladene Tondateien Dritter, Transkripte samt Zeitmarken und Sprecherzuordnung, Zusammenfassungen und Analysen von Gesprächen sowie daraus abgeleitete Aufgabenvorschläge, Ruf- und Zielrufnummern und ein anruferbezogenes Gedächtnis (KI-Telefonie)
• Bild- und Tondaten: Video- und Audioströme aus Videokonferenzen, auch externer Teilnehmer; eine Aufzeichnungsfunktion stellt der Auftragsverarbeiter Kunden nicht bereit
• Transaktions-, Bank- und Steuerdaten: Abrechnungsdaten des Verantwortlichen, Bankverbindungen (IBAN), Steuer- und Umsatzsteuer-Identifikationsnummern von Geschäftspartnern, Belegdaten und der per Texterkennung erzeugte Volltext hochgeladener Belege; die Abrechnung des Hauptvertrags samt Credit-Verbrauch ist nicht Gegenstand dieses AVV (Ziff. 0 Abs. 2)
• Inhaltsdaten: Dokumente, Dateien, Medien und deren Inhalte, Wissensdatenbanken, Exposé-Daten sowie Standortdaten (Geokoordinaten) im Immobilien-Modul
• Termin- und Buchungsdaten Dritter: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Freitextantworten und Absagegründe von Gästen öffentlicher Terminbuchungsseiten

Auf besondere Kategorien (Art. 9 Abs. 1 DSGVO) sind die Dienste nicht ausgerichtet, schließen ihren Anfall aber nicht aus — in freien Text-, Sprach- und Dokumentfeldern und bei Vorlagen des Auftragsverarbeiters (z. B. Terminvereinbarung für Arztpraxis oder Bürgeramt). Über den Einsatz entscheidet der Verantwortliche; er stellt die Rechtsgrundlage nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO sicher und teilt eine regelmäßige Verarbeitung solcher Daten vor Beginn in Textform mit. Der Auftragsverarbeiter trifft dann mit ihm die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen Zusatzmaßnahmen — Transkriptspeicherung abgeschaltet, Aufbewahrung auf dem Regelwert der Anlage 2, soweit verfügbar Anbieter mit Verarbeitung in der Europäischen Union (§ 4 Abs. 5 und Abs. 6) — und unterstützt ihn nach § 6 Abs. 4 bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung.

Für öffentliche Stellen mit Bürgertelefon greift ein anderer Satz Maßnahmen, und zwar aus einem Grund, der in der Sache liegt. Am Bürgertelefon eines Sozial-, Ausländer- oder Ordnungsamts nennt ein Anrufer Angaben zu Gesundheit, Herkunft oder Religion nicht ausnahmsweise, sondern regelmäßig und unvermeidbar — er beschreibt sein Anliegen. Die Abschaltung der Transkriptspeicherung nähme der Stelle genau die Funktion, für die sie den Kanal beschafft, und die Anlage 1 ihr für Art. 6 Abs. 1 lit. e gerade eröffnet hat.

Auslöser. Der Verantwortliche teilt dem Auftragsverarbeiter vor Beginn in Textform (§ 1 Abs. 2) mit, dass er im Sprachkanal regelmäßig besondere Kategorien verarbeitet, und benennt dabei gesondert von seiner Rechtsgrundlage nach Art. 6 die Grundlage nach Art. 9 Abs. 2 lit. b, g oder h DSGVO. Beides ist zweierlei; die Mitteilung nach Anlage 1 trägt nur die erste. Welche Grundlage trägt, beurteilt der Verantwortliche, der Auftragsverarbeiter prüft sie nicht.

Was an die Stelle der Abschaltung tritt — und warum es mehr ist als der Auslieferungszustand. Die nachstehenden Maßnahmen sind Obergrenzen und Verbote, keine Voreinstellungen; sie verdrängen für diese Arbeitsbereiche die abweichende Vereinbarung der Anlage 2 und die Wahlmöglichkeit des Arbeitsbereichs:

1. Die Aufbewahrung ist begrenzt, und zwar für alle drei Bestände, in denen dieselbe Angabe landet — nicht nur für den Gesprächstext:

   Bestand	Obergrenze für diese Arbeitsbereiche	Höchstwert der Anlage 2, der insoweit nicht gilt
   Gesprächstext (Voice-Transkripte)	30 Tage	365 Tage
   Call-Metadaten	90 Tage	365 Tage
   Anruferbezogenes Gedächtnis	90 Tage ab dem letzten Anruf	nicht bestimmt

   Eine entgegenstehende Einstellung im Arbeitsbereich ist keine wirksame Weisung nach § 1 Abs. 2, und der Auftragsverarbeiter führt sie nicht aus, sondern teilt sie unverzüglich mit.

   Eine Ausnahme, und nur eine: Trifft den Verantwortlichen für einen dieser Bestände eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, die über die Obergrenze hinausgeht — etwa aus dem Archivrecht seines Landes oder der Aktenmäßigkeit des Verwaltungsverfahrens —, so gilt sie vor. Er benennt sie dem Auftragsverarbeiter in Textform unter Angabe der Vorschrift und der Frist; ohne diese Benennung bleibt es bei der Obergrenze. Die Benennung ist keine Einstellung im Arbeitsbereich und wird nicht dort vorgenommen — sonst wäre die Obergrenze über den Umweg einer behaupteten Pflicht doch abwählbar. Ohne diesen Absatz verböte dieser Vertrag einer Behörde, was ihr eigenes Recht ihr gebietet. Ohne diese Obergrenzen wären die Zahlen die Regelwerte, die jeder Arbeitsbereich ohnehin hat und selbst hochsetzen kann. Die Beschränkung allein auf den Gesprächstext trüge nicht: Wer am Bürgertelefon eine Gesundheitsangabe nennt, hinterlässt sie in der Anliegenkategorie der Metadaten und im anruferbezogenen Gedächtnis genauso — und für Letzteres weist Anlage 2 überhaupt keinen Höchstwert aus.

2. Die automatisierte Gesprächsnachbereitung darf nicht aktiviert werden — Zusammenfassung, Stimmung, Bewertung erzeugen aus dem Gesagten neue Aussagen über die Person. Auch hier gilt: Eine gleichwohl vorgenommene Aktivierung ist keine wirksame Weisung.

3. Eingesetzt werden ausschließlich Empfänger des Teils B der Anlage 3, für die diese Anlage Sitz und Verarbeitung im EWR oder einen Angemessenheitsbeschluss ausweist. Das ist die Beschränkung nach § 4 Abs. 5a, für öffentliche Stellen ohnehin die Voreinstellung — hier ist sie unabwählbar, und zwar durch keinen der drei Wege, die sie sonst öffnen:

   • Eine Weisung, die sie aufhebt, ist insoweit unwirksam — auch in der Form, in der dieser Vertrag geschlossen wurde. § 4 Abs. 5a gilt für diese Arbeitsbereiche nur in eine Richtung.
   • Die Abschnitte C und D des Leistungsscheins tragen für den Sprachkanal keine Zeile. Eine gleichwohl eingetragene Wahl bleibt ohne Wirkung — auch die eines Empfängers mit Sitz im EWR, für den Anlage 3 eine Weiterübermittlung in ein Drittland ausweist. Genau dieser Fall ist der praktisch wahrscheinliche: Ein zweiter Telefonieanbieter kann im EWR sitzen und seine Anrufe gleichwohl an eine Gesellschaft in den Vereinigten Staaten weiterreichen.
   • Der Auftragsverarbeiter darf die Beschränkung nicht „insoweit nicht einrichten". Liegt die Rufnummer eines Arbeitsbereichs bei einem Anbieter, den Teil B nicht führt, stellt er sie vor der Einrichtung um oder nimmt den Sprachkanal nicht in Betrieb; der letzte Satz des Buchstabens d der Anlage 3 gilt für diese Arbeitsbereiche nicht.

4. Die Unterrichtung zu Gesprächsbeginn nach Anlage 1 bleibt aktiv; sie ist dort bereits nicht abschaltbar und wird hier nur benannt, damit der Satz vollständig ist.

Was dieser Satz nicht ersetzt. Er gilt für den Sprachkanal. Für besondere Kategorien, die außerhalb davon anfallen — in freien Text- und Dokumentfeldern, Notizen, Dateien —, bleibt es beim vorstehenden Absatz einschließlich der abgeschalteten Transkriptspeicherung, soweit sie dort überhaupt Gegenstand ist.

Stützt sich der Verantwortliche auf Art. 9 Abs. 2 lit. h, gilt zusätzlich: Die Verarbeitung ist nur unter den Bedingungen des Art. 9 Abs. 3 DSGVO zulässig. Der Verantwortliche teilt das mit der Mitteilung nach § 2 Abs. 5 mit; erst daraufhin verpflichtet der Auftragsverarbeiter die befassten Personen auf die dort genannte Geheimhaltungspflicht. Ohne diese Mitteilung trifft er die Vorkehrung nicht — und ohne die Vorkehrung trägt lit. h nicht.

Die Unterstützung bei der Datenschutz-Folgenabschätzung nach § 6 Abs. 4 bleibt unberührt; bei einem Bürgertelefon ist sie nach Art. 35 Abs. 3 lit. b DSGVO regelmäßig erforderlich.

5. Kategorien betroffener Personen

• Beschäftigte und Auftragnehmer des Verantwortlichen
• Kunden, Interessenten und Geschäftspartner des Verantwortlichen
• Kontaktpersonen Dritter, soweit vom Verantwortlichen eingegeben
• Anruferinnen und Anrufer der KI-Telefonie und Nutzer des Web-Sprach-/Chat-Widgets, auch ohne Vertragsbeziehung zum Verantwortlichen
• Absender und Empfänger ein- und ausgehender E-Mails
• Gesprächspartner im Messenger-Modul, auch in angebundenen Fremdnetzen. Brücken zu WhatsApp und Telegram sind abgeschaltet und entstehen erst, wenn der Verantwortliche ein eigenes Konto verbindet; diese Aktivierung ist eine dokumentierte Weisung. Für Telegram setzt sie eine für den Vorgang tragfähige Ausnahme nach Art. 49 DSGVO oder einen vom Verantwortlichen sichergestellten Übermittlungsmechanismus voraus; regelmäßige oder massenhafte Übermittlungen dürfen nicht allein auf Art. 49 gestützt werden, und für Verarbeitungen in Ausübung hoheitlicher Befugnisse gilt § 1 Abs. 8
• Gäste öffentlicher Terminbuchungsseiten des Verantwortlichen
• Teilnehmerinnen und Teilnehmer von Videokonferenzen, auch externe Gäste
• Personen, die in eingegebenen Inhalten (Dokumente, Belege, Notizen, Prompts) genannt werden

6. Rechte und Pflichten des Verantwortlichen

Der Verantwortliche bleibt allein verantwortlich für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung. Er ist berechtigt und verpflichtet, Weisungen zu erteilen (§ 1), die Einhaltung dieses AVV zu kontrollieren (§ 8), Betroffenenrechte sicherzustellen und den Auftragsverarbeiter dabei in Anspruch zu nehmen (§ 5) sowie ihn unverzüglich über festgestellte Weisungsverstöße zu informieren.

§ 1 Weisungsgebundenheit (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. a DSGVO)

(1) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unions- oder mitgliedstaatlichem Recht zur Verarbeitung verpflichtet; dann teilt er die rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht die Mitteilung nicht aus wichtigen Gründen des öffentlichen Interesses verbietet.

(2) Weisungen erteilt der Verantwortliche in Textform (E-Mail genügt). Hat er keine weisungsberechtigten Personen benannt, gelten die Administratoren seines Arbeitsbereichs als weisungsberechtigt; eine Benennung in der Tabelle „Kontaktstellen“ oder später in Textform geht vor. Der Auftragsverarbeiter führt ein Weisungsregister mit Datum, Inhalt und ausführender Person jeder Weisung, legt es auf Verlangen vor und bestätigt auf Verlangen in Textform, wen er derzeit als weisungsberechtigt führt. Einstellungen, die eine weisungsberechtigte Person in der Anwendung selbst vornimmt — insbesondere die Auswahl der KI-Anbieter, die Bestätigung nach § 4 Abs. 5 und die Aufbewahrungseinstellungen des Arbeitsbereichs —, gelten als dokumentierte Weisung nach Absatz 1; der Auftragsverarbeiter protokolliert sie und weist auf Verlangen nach, welche Person die Einstellung wann vorgenommen hat. Benennt der Verantwortliche weisungsberechtigte Personen, lässt der Auftragsverarbeiter die Bestätigung nach § 4 Abs. 5 nur von ihnen zu und bildet die Benennung in der Anwendung ab, sobald diese das trägt. Solange die Anwendung die Benennung nicht abbilden kann, teilt er das vor der ersten Übermittlung in ein Drittland in Textform mit; eine Bestätigung durch eine nicht benannte Person ist bis dahin keine wirksame Weisung nach Absatz 1, und es gilt § 4 Abs. 5a mit der Maßgabe, dass der Auftragsverarbeiter sie nicht ausführt und dem Verantwortlichen unverzüglich mitteilt.

Wo die Auswahl der Empfänger festgehalten wird. Welcher Empfänger für welche Leistung eingesetzt wird, halten die Parteien im Leistungs- und Anbieterschein fest — dem Teil des Vertrags, in dem der Verantwortliche je Leistung ankreuzt, ob der Regelweg oder ein abweichend gewählter Empfänger gilt. Eine Einstellung, die eine weisungsberechtigte Person in der Anwendung selbst vornimmt, bleibt eine dokumentierte Weisung nach diesem Absatz; der Auftragsverarbeiter trägt sie im Änderungsverzeichnis des Scheins nach und bestätigt sie in Textform, damit dieser die vollständige Weisungslage bleibt.

(3) Weisungen führt er auch aus, wenn sie über den vereinbarten Leistungsumfang hinausgehen; Mehraufwand teilt er unverzüglich mit und rechnet ihn nach § 5 Abs. 3 ab, ohne die Ausführung von einer Einigung über die Vergütung abhängig zu machen. Ist eine Weisung technisch unmöglich, teilt er das unverzüglich mit Gründen mit und schlägt eine gleichwertige Umsetzung vor.

(4) Hält er eine Weisung für datenschutzrechtlich unzulässig, informiert er den Verantwortlichen unverzüglich; er darf die Ausführung bis zur Klärung aussetzen.

(5) Weisungen umfassen auch die Übermittlung in Drittländer; ohne ausdrückliche Weisung findet keine statt, es sei denn, dieser AVV (Anlage 3) sieht sie vor.

(6) Behördliche Herausgabeverlangen. Aus Drittstaaten: Verlangt eine Behörde oder ein Gericht außerhalb der EU/des EWR Herausgabe oder Offenlegung von Daten des Verantwortlichen, gibt der Auftragsverarbeiter sie nicht heraus, soweit ihm das rechtlich möglich ist. Sie kommt nur auf Grundlage einer internationalen Übereinkunft im Sinne von Art. 48 DSGVO oder einer sonst unionsrechtlich zulässigen Grundlage in Betracht, beschränkt auf das zwingend Erforderliche, nach Prüfung von Rechtsmitteln und mit den nach Art. 32 der Verordnung (EU) 2023/2854 gebotenen Maßnahmen gegen rechtswidrigen behördlichen Zugriff. Er unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, sofern ihm das nicht untersagt ist; ist es untersagt, wirkt er auf die Aufhebung hin und dokumentiert das. Über solche Verlangen führt er ein Verzeichnis und legt es nach § 8 Abs. 1 vor.

Aus dem Inland und der Union: Für Herausgabe-, Auskunfts- und Beschlagnahmeverlangen deutscher oder in der Union ansässiger Behörden und Gerichte gilt: Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, soweit ihm das nicht untersagt ist, beschränkt die Herausgabe auf das rechtlich Gebotene, weist die anordnende Stelle auf eine ihm nach § 2 Abs. 5 mitgeteilte Amts- oder Berufsverschwiegenheit und auf die Rechtsstellung des Verantwortlichen hin und nimmt den Vorgang in das Verzeichnis nach diesem Absatz auf. Ist ihm die Unterrichtung untersagt, wirkt er auf die Aufhebung des Verbots hin und dokumentiert das.

(7) Öffentliche Stellen als Verantwortliche. Ist der Verantwortliche eine öffentliche Stelle, gelten neben der DSGVO die für ihn maßgeblichen Landesdatenschutzgesetze und bereichsspezifischen Vorschriften. Dieser Vertrag schließt sie nicht aus und schränkt sie nicht ein; er verdrängt keine Prüf-, Aufsichts- und Weisungsrechte, die dem Verantwortlichen, seiner Rechtsaufsicht, seiner örtlichen und überörtlichen Rechnungsprüfung oder seiner Datenschutzaufsicht danach zustehen. Zwingendes Recht gilt unabhängig von der folgenden Mitteilung; sie dient allein seiner Umsetzung: Anforderungen daraus teilt er vor Beginn der Verarbeitung in Textform mit; der Auftragsverarbeiter erklärt binnen 14 Tagen, ob er sie übernimmt. Andernfalls beginnt die Verarbeitung insoweit nicht, und der Verantwortliche kann diesen AVV außerordentlich kündigen. Die Landesdatenschutzgesetze legt der Auftragsverarbeiter nicht aus; Rechtsberatung dazu schuldet er nicht.

Nicht Gegenstand dieses Vertrags sind Verarbeitungen zu Zwecken der Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung oder Verfolgung von Straftaten, der Strafvollstreckung oder der Abwehr von Gefahren für die öffentliche Sicherheit (Richtlinie (EU) 2016/680 und die sie umsetzenden Vorschriften). Die dafür verlangte Protokollierung einzelner Zugriffe auf Inhaltsdaten leistet die Anwendung nicht (Anlage 2, „Eingabekontrolle“).

(8) Grenzen des Art. 49 DSGVO bei hoheitlicher Tätigkeit. Ist der Verantwortliche eine Behörde und verarbeitet er in Ausübung hoheitlicher Befugnisse, sind die Ausnahmen nach Art. 49 Abs. 1 Unterabs. 1 lit. a, b und c DSGVO nach Art. 49 Abs. 3 DSGVO nicht anwendbar; dasselbe gilt für Art. 49 Abs. 1 Unterabs. 2 DSGVO. Die gesonderte Erklärung nach § 4 Abs. 5 kann er insoweit nicht wirksam abgeben; eine gleichwohl abgegebene Erklärung trägt die Übermittlung nicht. Ein Empfänger, für den Anlage 3 keinen Mechanismus nach Kapitel V DSGVO (Art. 45, 46 oder 47 DSGVO) ausweist oder für den das Prüfergebnis die Tragfähigkeit der Garantie nicht bestätigt, steht ihm für diese Verarbeitungen nicht zur Verfügung — in beiden Fällen bleibt keine Grundlage, auf die er sich stützen könnte: Der Auffangweg des Art. 49 Abs. 1 Unterabs. 1 lit. a DSGVO ist ihm nach Art. 49 Abs. 3 DSGVO verschlossen, und eine Garantie, deren Tragfähigkeit die eigene Prüfung nicht bestätigt, trägt die Übermittlung nicht. Darauf unterrichtet der Auftragsverarbeiter vor der ersten Auswahl (§ 4 Abs. 5).

Was diese Sperre nicht erfasst: Die Ausnahmen des Art. 49 Abs. 1 Unterabs. 1 lit. d bis g DSGVO bleiben anwendbar. Will der Verantwortliche eine Übermittlung darauf stützen — insbesondere auf wichtige Gründe des öffentlichen Interesses, die nach Art. 49 Abs. 4 DSGVO im Unions- oder mitgliedstaatlichen Recht anerkannt sein müssen —, ist das eine Weisung in der Form, in der dieser Vertrag geschlossen wurde, mit eigener Begründung; der Auftragsverarbeiter führt sie nach § 1 Abs. 1 aus und weist nach § 1 Abs. 4 auf die Rechtsfolgen hin.

Welche seiner Verarbeitungen in Ausübung hoheitlicher Befugnisse erfolgen, beurteilt der Verantwortliche; ändert sich seine Beurteilung, teilt er das in Textform mit, der Auftragsverarbeiter stellt die betroffenen Verarbeitungen mit Zugang der Mitteilung um und bestätigt die Umstellung in Textform.

(9) Hinweis auf den KI-Charakter bei öffentlichen Stellen. Für Arbeitsbereiche eines Verantwortlichen, der eine öffentliche Stelle ist, hält der Auftragsverarbeiter die Ansage zu Gesprächsbeginn aktiv, mit der auf den KI-Charakter der Kommunikation hingewiesen wird. Er schaltet sie für diese Arbeitsbereiche nicht ab; eine entgegenstehende Einstellung in der Anwendung ist keine wirksame Weisung nach Absatz 2, und er führt sie nicht aus, sondern teilt sie dem Verantwortlichen unverzüglich mit. Eine Abweichung setzt eine Weisung in der Form voraus, in der dieser Vertrag geschlossen wurde; auf ihre Rechtsfolgen weist der Auftragsverarbeiter nach Absatz 4 hin.

Die Offenlegungspflicht nach Art. 50 Abs. 1 der Verordnung (EU) 2024/1689 trifft den Auftragsverarbeiter als Anbieter (Ziff. 1.5 der Einsatzbedingungen der KI-Systeme) und bleibt von einer solchen Weisung unberührt. Der Verantwortliche muss sie daher nicht auf anderem Weg erfüllen; im Telefonkanal steht dafür auch keine Oberfläche zur Verfügung, und ein verlinktes Dokument genügt Art. 50 Abs. 5 nicht. Die Ausnahme für offensichtliche Fälle nach Art. 50 Abs. 1 Satz 1 Halbsatz 2 der Verordnung (EU) 2024/1689 trägt beim Anruf einer Bürgerin oder eines Bürgers bei einer Behörde regelmäßig nicht.

§ 2 Vertraulichkeit der Verarbeitungsbefugten (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. b DSGVO)

(1) Alle zur Verarbeitung befugten Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet — durch schriftliche Verpflichtung oder kraft gesetzlicher Verschwiegenheitspflicht.

(2) Soweit ausschließlich der Geschäftsführer Zugang zu personenbezogenen Daten hat, genügt § 85 GmbHG dafür nicht: Er schützt Geheimnisse der Gesellschaft, nicht die Daten des Verantwortlichen, und wird nur auf Antrag verfolgt, den hier niemand stellen kann (§ 85 Abs. 3 GmbHG). Der Geschäftsführer gibt deshalb eine gesonderte schriftliche Vertraulichkeits- und Weisungsverpflichtung ab; sie liegt derzeit nicht vor und ist als Maßnahme zum Termin des § 3 Abs. 1 geführt.

(3) Zugang erhalten nur Personen, die ihn zur Erfüllung des Hauptvertrags benötigen (Need-to-know-Prinzip).

(4) Weisungsbindung der eingesetzten Personen (Art. 29, Art. 32 Abs. 4 DSGVO): Ihm unterstellte Personen mit Zugang verarbeiten die Daten nur auf Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, sie sind unionsrechtlich oder mitgliedstaatlich zur Verarbeitung verpflichtet. Diese Bindung geht in der Vertraulichkeit nach Absatz 1 nicht auf; sie wird mit der Vertraulichkeitserklärung ausdrücklich erklärt und dokumentiert.

(5) Besondere Geheimhaltungspflichten des Verantwortlichen. Unterliegt der Verantwortliche für die eingebrachten Daten einer strafbewehrten Berufs- oder Amtsverschwiegenheit oder einem besonderen Geheimnisschutz — insbesondere § 203 StGB, § 35 SGB I, § 30 AO oder einer landesrechtlichen Verschwiegenheitspflicht —, teilt er das vor Beginn der Verarbeitung in Textform mit. Der Auftragsverarbeiter verpflichtet die beteiligten Personen dann zusätzlich nach dieser Vorschrift, beschränkt den Kreis der Zugriffsberechtigten entsprechend und weist beides in Textform nach. Ohne diese Mitteilung trifft er die Vorkehrungen nicht — aus den Daten selbst ist nicht erkennbar, welcher Geheimnisschutz gilt. Sollen Sozialdaten im Sinne des § 67 Abs. 2 SGB X verarbeitet werden, prüft der Verantwortliche vor Beginn die zusätzlichen Voraussetzungen des § 80 SGB X und teilt dem Auftragsverarbeiter mit, welche Erklärungen, Nachweise oder Genehmigungen er dafür benötigt; der Auftragsverarbeiter stellt sie im Rahmen des § 6 Abs. 1 bereit.

§ 3 Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. c DSGVO)

(1) Der Auftragsverarbeiter trifft die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) für ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau. TOM und Umsetzungsstand dokumentiert Anlage 2; dort als offen ausgewiesene Maßnahmen sind noch nicht wirksam.

Er setzt sämtliche in Anlage 2 als offen geführten Maßnahmen und sämtliche dort unter „Bereiche mit benannten Lücken“ aufgeführten Punkte zu den je Maßnahme im Maßnahmenregister geführten Terminen um, spätestens bis zum 31.12.2026 — einschließlich der Löschlücken (§ 7 Abs. 5), der Verpflichtung des Geschäftsführers (§ 2 Abs. 2) und der Anbieterfestlegungen (§ 4 Abs. 5 und Abs. 6). Die Termine je Maßnahme nennt er unaufgefordert in Textform und weist die Umsetzung ebenso nach.

Wird eine Maßnahme nicht rechtzeitig wirksam, teilt er das unaufgefordert in Textform mit und nennt einen neuen Termin; bleibt sie auch dann aus, kann der Verantwortliche diesen AVV außerordentlich kündigen, sofern sie für seine Verarbeitung erheblich ist — das Recht zur Kündigung des Hauptvertrags aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Das Risiko der offenen Maßnahmen bewertet er nach Art. 32 Abs. 1 DSGVO, legt die Bewertung offen und wählt die ausgleichenden Maßnahmen; der Verantwortliche entscheidet danach für seine eigene Verarbeitung (Art. 24 Abs. 1 DSGVO). Über den Umsetzungsstand unterrichtet er auf Verlangen, mindestens vierteljährlich in Textform.

(2) Er darf die TOM weiterentwickeln, soweit das Schutzniveau nicht unterschritten wird; über wesentliche Änderungen informiert er vorab in Textform.

(3) Die TOM sind Mindeststandard. Weitergehende Maßnahmen kann der Verantwortliche durch Weisung nach § 1 vorgeben; Mehrkosten trägt er.

(4) Wiedererlangbarkeit der Daten bei Ausfall des Auftragsverarbeiters. Der Auftragsverarbeiter hinterlegt den Schlüssel, mit dem verschlüsselt gespeicherte Bestände geschützt sind, außerhalb der Umgebung, in der diese Bestände liegen; ohne ihn bleiben sie auch in einer wiederhergestellten Sicherung unlesbar. Die Herausgabe ist an im Voraus bestimmte Bedingungen geknüpft. Damit kann der Verantwortliche seine Daten auch dann aus einer Sicherung wiedererlangen, wenn der Auftragsverarbeiter ausfällt (Art. 32 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 7). Die Hinterlegung richtet er bis zum Termin des Absatzes 1 ein und weist Art, Stelle und Herausgabebedingungen auf Verlangen in Textform nach; bis dahin weist Anlage 2 den Stand aus, und Absatz 1 gilt mit Mitteilungspflicht und außerordentlichem Kündigungsrecht.

Nicht zugesagt ist der Weiterbetrieb der Plattform durch einen Dritten. Die dafür zusätzlich erforderlichen Geheimnisse sind bewusst nicht Teil der Hinterlegung — je weniger sie enthält, desto geringer der Schaden ihres Verlusts. Eine Treuhandlösung ist nicht vereinbart. Von dieser Hinterlegung zu unterscheiden ist die Vertretung des Geschäftsführers, an der die Fristen des § 5 Abs. 2 und des § 6 Abs. 2 hängen; sie ist in Anlage 2 als offene Maßnahme geführt.

Wird über das Vermögen des Auftragsverarbeiters ein Insolvenzverfahren beantragt oder eröffnet, unterrichtet er den Verantwortlichen unverzüglich; dieser kann dann Rückgabe und Löschung nach § 7 sofort verlangen und diesen AVV außerordentlich kündigen. § 103 InsO bleibt unberührt.

(5) Hinweis auf den KI-Charakter bei öffentlichen Stellen — Umsetzungsstand. Die Zusage steht in § 1 Abs. 9. Solange sie nicht technisch erzwungen wird, ist sie eine organisatorische Maßnahme; sobald sie erzwungen wird, weist Anlage 2 sie als Maßnahme nach Art. 32 DSGVO aus. Woran der Auftragsverarbeiter einen Arbeitsbereich einer öffentlichen Stelle erkennt, ist die nach Anlage 5 geschlossene Vereinbarung — und, solange die Anwendung dafür kein Merkmal am Arbeitsbereich führt, allein sie. Dasselbe gilt für die Voreinstellung nach § 4 Abs. 5a.

§ 4 Sub-Auftragsverarbeiter (Art. 28 Abs. 2 und Abs. 4 DSGVO)

(1) Allgemeine Genehmigung: Der Verantwortliche genehmigt allgemein die Beauftragung der in Anlage 3 mit der Rolle AV, AV · ohne Art.-28-Vertrag oder beides geführten Sub-Auftragsverarbeiter. Für die übrigen Empfänger ist der Auftragsverarbeiter selbst Verantwortlicher (Ziff. 0 Abs. 2) oder es besteht kein Auftragsverhältnis; die mit selbst gekennzeichneten Dienste auf eigener Infrastruktur verarbeiten im Auftrag, sind aber keine eigenständigen Sub-Auftragsverarbeiter — Absätze 2 und 3 gelten für sie nicht.

Auf Empfänger im Status eingerichtet, ruht, eingerichtet, nicht in Betrieb oder ausgesetzt erstreckt sie sich erst mit der Mitteilung nach Absatz 2; eine Auswahl oder Weisung ersetzt sie nicht (Absatz 2a). Auf Empfänger, die Anlage 3 in der Spalte „Zweck“ mit Kette nicht abschließend dokumentierbar ausweist, erstreckt sie sich mit der Maßgabe des Absatzes 4; auf die dort benannte Lücke wird der Verantwortliche vor der ersten Auswahl hingewiesen.

Eingesetzt wird ein Empfänger erst, wenn Anlage 3 ihn mit Rechtsträger, Sitz, Rolle, Status und Mechanismus führt. Verarbeitet einer gleichwohl im Auftrag, ohne dort mit eigener Zeile und der Rolle AV oder beides zu stehen, teilt der Auftragsverarbeiter das unverzüglich mit, holt die Mitteilung nach Absatz 2 nach und setzt ihn bis dahin nicht ein.

(2) Informationspflicht vor Änderungen: Über beabsichtigte Änderungen — Hinzufügung oder Ersetzung von Sub-Auftragsverarbeitern sowie die erstmalige Inbetriebnahme eines nach Absatz 1 im Status eingerichtet, ruht, eingerichtet, nicht in Betrieb oder ausgesetzt geführten Empfängers — informiert der Auftragsverarbeiter mindestens 30 Tage vor dem geplanten Einsatz in Textform.

(2a) Keine Inbetriebnahme durch bloße Auswahl oder automatischen Rückfall. Jeder neue, ergänzte oder ersetzte Sub-Auftragsverarbeiter muss vor dem ersten Einsatz nach Absatz 2 mitgeteilt und von der allgemeinen Genehmigung erfasst sein — auch innerhalb einer technischen Fallback- oder Aggregatorkette. Eine Auswahl oder Weisung des Verantwortlichen verkürzt die Mitteilungsfrist nicht.

(3) Einspruchsrecht: Gegen einen neuen oder geänderten Sub-Auftragsverarbeiter kann der Verantwortliche aus berechtigtem Grund in Textform Einspruch erheben, binnen 14 Tagen ab Zugang der Mitteilung nach Abs. 2. Vor Ablauf der Mitteilungs- und Einspruchsfrist findet kein Einsatz statt.

(3a) Folgen des Einspruchs: Die Parteien erörtern unverzüglich eine gleichwertige Alternative; besteht eine, wird der Sub-Auftragsverarbeiter für die Daten des Verantwortlichen nicht eingesetzt. Besteht keine — insbesondere, wenn der Empfänger die Infrastruktur trägt, auf der die Dienste erbracht werden —, teilt der Auftragsverarbeiter das binnen 14 Tagen in Textform mit; der Verantwortliche kann dann diesen AVV und den Hauptvertrag außerordentlich kündigen, und bereits gezahlte Vergütung wird für die Zeit nach Wirksamwerden der Kündigung anteilig erstattet.

(3b) Zustimmungsvorbehalt statt Widerspruchslösung. Der Verantwortliche kann in Textform verlangen, dass die Beauftragung neuer oder geänderter Sub-Auftragsverarbeiter seiner vorherigen Zustimmung bedarf (Art. 28 Abs. 2 Satz 1 DSGVO). Ab Zugang der Erklärung setzt der Auftragsverarbeiter einen nach Absatz 2 mitgeteilten Empfänger für dessen Daten erst nach Zustimmung ein; Schweigen genügt nicht, bei Verweigerung gilt Absatz 3a entsprechend. Die nach Absatz 1 erteilte allgemeine Genehmigung bleibt für die bei Zugang der Erklärung in Anlage 3 geführten Empfänger bestehen — sonst stünde die Leistung mit der Erklärung still. Der Vorbehalt ist jederzeit in Textform widerruflich.

(4) Back-to-Back: Der Auftragsverarbeiter legt jedem Sub-Auftragsverarbeiter und jedem Unteranbieter vertraglich dieselben Datenschutzpflichten auf, die ihm nach diesem AVV obliegen (Art. 28 Abs. 4 DSGVO), und haftet für deren Pflichtverletzungen nach Art. 28 Abs. 4 Satz 2 DSGVO in vollem Umfang. Bei einem Aggregator lässt sich der Kreis der Unteranbieter nicht abschließend benennen; für ihn sichert der Auftragsverarbeiter deshalb weder die vollständige Weitergabe der Art.-28-Pflichten noch eine lückenlose Kette nach Kapitel V DSGVO zu, und Anlage 3 weist das aus. Der Verantwortliche kann ihn gleichwohl wählen — die Auswahl ist seine dokumentierte Weisung nach § 1 Abs. 1, und er trägt sie mit den Folgen des Absatzes 5.

Wo diese Pflicht nicht erfüllt ist, wird sie ausgewiesen und nicht umgeschrieben. Für einen Empfänger, der im Auftrag verarbeitet, ohne dass ein auf ihn lautender Vertrag nach Art. 28 DSGVO vorliegt, führt Anlage 3 die Rolle AV · ohne Art.-28-Vertrag; der Auftragsverarbeiter unterrichtet darüber vor der ersten Auswahl (Absatz 5) und schuldet den Vertragsschluss unverändert (§ 10 Abs. 1). Die Rolle ist eine Beschreibung des Ist-Zustands, keine Genehmigung und keine Einschränkung der geschuldeten Pflicht.

(5) Drittlandtransfers durch Sub-Auftragsverarbeiter. Grundsatz: Das Ergebnis der Transfer-Folgenabschätzung wird ausgewiesen und nicht als Sperre verwendet — kein Prüfergebnis entzieht dem Verantwortlichen die Wahl unter den Anbietern des Katalogs. In den Katalog kommt ein Empfänger nur, wenn Anlage 3 ihn konkret bestimmt und Rolle, Verarbeitungsort, Mechanismus nach Kapitel V DSGVO und Prüfergebnis ausweist — einschließlich der Feststellung, dass ein Mechanismus, ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO oder eine lückenlose Kette fehlt. Weist Anlage 3 für ihn das Prüfergebnis trägt nicht oder eine dieser Lücken aus, unterrichtet der Auftragsverarbeiter vor der ersten Auswahl über Sitz, Verarbeitungsort und Prüfergebnis. Die Katalogentscheidung als solche darf er technisch durchsetzen.

Vor der ersten Übermittlung in ein Drittland verlangt die Anwendung die Bestätigung einer weisungsberechtigten Person des Arbeitsbereichs. Sie ist die technische Form der Weisung nach Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. a DSGVO und der Haftungsübernahme, wird nach § 1 Abs. 2 protokolliert, gilt je Arbeitsbereich und ist jederzeit widerruflich; ohne sie spricht der Auftragsverarbeiter keinen Drittland-Empfänger an. Befristet ist sie nicht — sie gilt bis zum Widerruf; eine Befristung setzt eine Änderung dieses Vertrags voraus (§ 10 Abs. 2). Unteranbieter, die über einen Aggregator erreichbar sind und für die Anlage 3 keinen oder keinen tragfähigen Mechanismus nach Kapitel V DSGVO (Art. 45, 46 oder 47 DSGVO) ausweist, deckt sie nicht ab. Für sie verlangt die Anwendung eine gesonderte Erklärung nach Art. 49 Abs. 1 Unterabs. 1 lit. a DSGVO, mit der der Verantwortliche das Vorliegen der ausdrücklichen Einwilligung der betroffenen Person bestätigt; ihr geht eine Unterrichtung voraus, die jeden dieser Empfänger namentlich und mit Sitzland nennt. Für personenbezogene Daten von Personen, die den Empfänger nicht wählen — insbesondere Anruferinnen und Anrufer, Gesprächspartner und Nutzer der Widgets —, trägt diese Erklärung nicht. Für sie unterbleibt die Übermittlung an Empfänger ohne Mechanismus nach Kapitel V DSGVO (Art. 45, 46 oder 47 DSGVO) und an Empfänger, für die Anlage 3 ein Prüfergebnis ausweist, das die Tragfähigkeit des Mechanismus nicht bestätigt; eine Weisung des Verantwortlichen ändert das nicht (Ziff. 5 der Präambel). Für Verarbeitungen in Ausübung hoheitlicher Befugnisse gilt zusätzlich § 1 Abs. 8.

Wählt der Verantwortliche einen Empfänger, führt der Auftragsverarbeiter die Weisung aus; die Verantwortung für die Auswahl und für einen fehlenden Mechanismus nach Kapitel V DSGVO (Art. 45, 46 oder 47 DSGVO) trägt der Verantwortliche, die Pflichten aus §§ 1 bis 8 und die Haftung nach § 9 bleiben unberührt. Die Weisung ersetzt weder die Garantie noch eine erforderliche Einwilligung der betroffenen Person — insbesondere nicht gegenüber Anrufern und Gesprächspartnern, die ihren Anbieter nicht wählen; deren Rechtsgrundlage stellt der Verantwortliche sicher. Für die vom Auftragsverarbeiter selbst und die managed betriebenen Agenten setzt dieser ausschließlich Empfänger in der Europäischen Union ein; Aggregatoren setzt er dort nicht ein, und für deren Arbeitsbereiche erteilt er keine Bestätigung nach dem vorstehenden Unterabsatz. Ein automatischer Rückfall auf einen nicht gewählten Empfänger ist ausgeschlossen; ein Rückfall auf denselben Drittlandempfänger vermeidet die Übermittlung nicht, sondern verdoppelt sie.

(5a) Beschränkung auf Teil B der Anlage 3. Der Verantwortliche kann in Textform anweisen, dass für seine sämtlichen Arbeitsbereiche ausschließlich die in Teil B der Anlage 3 geführten Empfänger eingesetzt werden. Nicht erfasst sind die Wege, die der Auftragsverarbeiter selbst bestimmt — Teil B benennt sie unter den Buchstaben a) bis d) abschließend mit Rechtsträger, Sitz und Grundlage, und sie lassen sich durch diese Beschränkung nicht abwählen. Der Sprachkanal bleibt damit nutzbar; das ist der Unterschied zur Konfiguration nach Absatz 6a, die ihn ausschließt. „Teil B“ meint in diesem Absatz die dortige Tabelle zusammen mit den Buchstaben a) bis d); wo dieser Vertrag in Absatz 6a von den Merkmalen des Teils B spricht, sind die drei kumulativen Merkmale der Tabelle gemeint. Diese Unterscheidung steht hier, weil derselbe Begriff sonst zwei Umfänge trüge und die Beschränkung dem Verantwortlichen gerade den Kanal verschlösse, für den sie seine Voreinstellung ist. Diese Weisung geht einer in der Anwendung erteilten Bestätigung oder Erklärung nach Absatz 5 vor; eine entgegenstehende Einstellung ist keine wirksame Weisung nach § 1 Abs. 2, und der Auftragsverarbeiter führt sie nicht aus, sondern teilt sie dem Verantwortlichen unverzüglich mit. Für öffentliche Stellen ist diese Beschränkung die Voreinstellung; ihre Aufhebung setzt eine Weisung in der Form voraus, in der dieser Vertrag geschlossen wurde.

Der Auftragsverarbeiter sichert zu, dass für die Arbeitsbereiche des Verantwortlichen keine Übermittlung an Empfänger außerhalb von Teil B stattfindet, teilt jede Abweichung unverzüglich und unaufgefordert in Textform mit und weist auf Verlangen nach, welche Empfänger im angefragten Zeitraum für die Arbeitsbereiche des Verantwortlichen angesprochen wurden. § 3 Abs. 5 Satz 2 gilt für diese Beschränkung entsprechend. Hebt der Verantwortliche die Beschränkung auf, weist der Auftragsverarbeiter darauf hin, dass das eine Überprüfung seiner Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 Abs. 11 DSGVO auslösen kann; die Zuarbeit richtet sich nach § 6 Abs. 4.

(6) Anbieterfestlegungen.

a) Spracherkennung. Azure AI Speech, Region Germany West Central, ist Voreinstellung und für die vom Auftragsverarbeiter selbst sowie managed betriebenen Agenten verbindlich; Deepgram ist dort weder Standard noch Fallback. Für eigene Agenten des Verantwortlichen entscheidet dieser.

b) Sprachsynthese. KugelAudio ist EU-Standard. Der Auftragsverarbeiter bucht die Variante „EU-Only Hosting“ nach § 13 Abs. 2 der Anbieterbedingungen, lässt sie sich schriftlich bestätigen und weist die Bestätigung auf Verlangen nach; ein automatischer Fallback auf andere Regionen wird nicht eingerichtet. Solange Bestätigung, ein auf die KugelAudio GmbH lautender Vertrag nach Art. 28 DSGVO und die vollständige Subprozessorenkette in Anlage 3 nicht ausgewiesen sind, ist die Verarbeitung in der Europäischen Union nicht freigegeben und vertraglich nicht geschuldet; den erhobenen Einsatz weist Anlage 3 aus.

c) Inhaltssperre der Sprachsynthese-Kette. Der Anbieter der Sprachsynthese darf Audio-, Text- oder Sprachproben nicht an seine Unterauftragnehmer weitergeben; erhält ein Unteranbieter gleichwohl solche Inhalte, ist er vor dem weiteren Einsatz mit Rechtsträger, Sitz, Rolle und Mechanismus in Anlage 3 auszuweisen. Voice Cloning bleibt separat gesperrt.

d) Drittlandprovider bleiben katalogsichtbar und wählbar. Ihre Auswahl ist eine dokumentierte Weisung nach § 1 Abs. 1, auf deren Rechtsfolgen der Auftragsverarbeiter nach § 1 Abs. 4 hinweist; das Verfahren regelt Absatz 5.

e) Übermittlung nach Rollen getrennt. Wählt der Auftragsverarbeiter den Empfänger — für die von ihm selbst und die managed betriebenen Agenten sowie für die eigene Infrastruktur —, übermittelt er nur an Empfänger, für die Anlage 3 einen Mechanismus nach Art. 45, 46 oder 47 DSGVO und kein die Tragfähigkeit verneinendes Prüfergebnis ausweist und mit denen, soweit sie in seinem Auftrag verarbeiten, ein Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO besteht. Wählt der Verantwortliche, gilt Absatz 5; für einen Empfänger ohne ausgewiesenen Mechanismus sagt der Auftragsverarbeiter keine Grundlage nach Kapitel V zu, und die Rechtmäßigkeit nach Art. 44 DSGVO liegt im Verhältnis der Parteien beim Verantwortlichen.

f) Aggregatoren. Vom Aggregator verlangt der Auftragsverarbeiter die vollständige Weitergabe der Art.-28-Pflichten an dessen Unteranbieter und weist den benannten Unteranbieterkreis in Anlage 3 aus. Überwachen kann er die Einhaltung nicht und sichert sie nicht zu (Absatz 4); für eigene Assistenten setzt er Aggregatoren nicht ein.

g) Beispielbilder der Widget-Einstellungen liefert der Auftragsverarbeiter aus eigener Infrastruktur; ein externer Abruf bei Dritten ist nicht vorgesehen.

Den Umsetzungsstand weist Anlage 3 aus; eine dort ausgewiesene Abweichung ist keine Ausnahme von diesen Festlegungen. Eine Auswahl oder Weisung des Verantwortlichen hebt die Anforderungen der Buchstaben a, b, c, f und g nicht auf.

(6a) Konfiguration „Verarbeitung im EWR“. Auf Verlangen des Verantwortlichen in Textform (Absatz 5a) richtet der Auftragsverarbeiter dessen Arbeitsbereiche so ein, dass keine Übermittlung an einen Empfänger außerhalb des EWR stattfindet, für die dieser Vertrag eine Wahl vorsieht: Die Bestätigung nach Absatz 5 wird nicht erteilt, und eine gleichwohl erteilte bleibt nach Absatz 5a ohne Wirkung. Nicht erfasst sind die Wege, die der Auftragsverarbeiter selbst bestimmt; Teil B der Anlage 3 benennt sie abschließend mit Rechtsträger, Sitz und Grundlage. Für sie gelten Absatz 6 und die dortigen Vorbehalte unverändert. Die eingerichtete Konfiguration bestätigt der Auftragsverarbeiter in Textform.

Für die Echtzeit-Spracherkennung steht kein Anbieter zur Verfügung, der zugleich im EWR ansässig und keiner Verfügungsgewalt eines Drittstaatskonzerns unterworfen ist; kein Anbieter erfüllt damit alle Merkmale des Teils B. Wählt der Verantwortliche diese Konfiguration, ist der Sprachkanal — KI-Telefonie und Web-Sprach-Widget — insoweit nicht nutzbar. Das ist die Rückseite des nach Anlage 5 gewählten Leistungsumfangs: Wer diese Konfiguration wählt, kreuzt dort Ziffer 2 Buchstabe b an und den Sprachkanal nicht; die schriftlichen Kanäle bleiben uneingeschränkt nutzbar. Die Beschränkung nach Absatz 5a — Ziffer 2 Buchstabe a — lässt den Sprachkanal dagegen zu, weil sie die in Teil B der Anlage 3 abschließend benannten Wege nicht erfasst. Der Auftragsverarbeiter umgeht diese Grenze nicht, sondern weist sie offen aus. Wird der Sprachkanal später hinzugewählt, endet die Konfiguration nach diesem Absatz mit seiner Inbetriebnahme; der Auftragsverarbeiter teilt das dem Verantwortlichen in Textform mit, bevor der Kanal in Betrieb geht. Ohne diese Regel liefe eine erteilte Zusage still weiter, während die Voraussetzung entfallen ist.

§ 5 Unterstützung bei Betroffenenrechten (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. e DSGVO)

(1) Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bei seinen Pflichten gegenüber betroffenen Personen:

• Auskunft und Datenübertragbarkeit (Art. 15, 20 DSGVO): strukturierte Exporte in Format, Umfang und auf dem Weg des § 7 Abs. 3, innerhalb der Frist des Absatzes 3 und mit Nachweis nach § 7 Abs. 7. Gegenstand ist der Bestand der betroffenen Person, nicht der des Arbeitsbereichs; dessen Rückgabe schuldet der Auftragsverarbeiter nach § 7 Abs. 3 dem Verantwortlichen und darf die Selbstbedienungsfunktion dafür an die Eigentümerin oder die Verwaltung des Arbeitsbereichs binden. Gesetzliche Ansprüche bleiben unberührt
• Berichtigung und Löschung (Art. 16, 17 DSGVO): über die Funktionen der Anwendung, ergänzend auf Weisung; die Löschung auf Verlangen einschließlich der endgültigen Entfernung aus Datenbank und Objektspeicher nach § 7 Abs. 5
• Einschränkung und Widerspruch (Art. 18, 21 DSGVO): Umsetzung auf Weisung. Fehlt eine Kennzeichnung als „in der Verarbeitung eingeschränkt“, wird der Datensatz aus dem produktiven Zugriff genommen, unverändert aufbewahrt und die Sperrung dokumentiert; die Aufhebung teilt der Auftragsverarbeiter vorab mit (Art. 18 Abs. 3 DSGVO). Fehlt eine Markierungsfunktion, erfolgt die Umsetzung organisatorisch und unverzüglich nach Zugang der Weisung

(2) Anfragen betroffener Personen leitet der Auftragsverarbeiter unverzüglich, spätestens binnen 72 Stunden ab Eingang bei ihm, an den Verantwortlichen weiter — die kurze Frist wahrt dessen Monatsfrist nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO. Für ein Fristhindernis gilt Absatz 3 Satz 2. Im eigenen Namen beantwortet er sie nur auf ausdrückliche Weisung.

(3) Die Leistungen nach Absatz 1 erbringt er so rechtzeitig, dass der Verantwortliche seine Frist nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO wahren kann, spätestens binnen zehn Arbeitstagen nach Zugang der Anfrage und unabhängig von einer Einigung über die Vergütung; ein Zurückbehaltungs- oder Leistungsverweigerungsrecht besteht insoweit nicht. Ist eine Frist aus einem von ihm nicht zu vertretenden Grund nicht einzuhalten, leistet er unverzüglich nach Wegfall des Hindernisses und teilt den Grund mit. Enthalten sind die Leistungen, soweit ihr Aufwand vier Stunden je Vertragsjahr nicht übersteigt; dieses Freikontingent gilt für § 5 Abs. 1 und § 6 Abs. 3 bis 5 zusammen. Die Bereitstellung nach § 7 Abs. 3 ist davon nicht erfasst; sie erfolgt entgeltfrei. Für Mehraufwand kann er eine angemessene Vergütung nach dem vereinbarten Stundensatz verlangen, sonst nach der üblichen Vergütung (§ 632 Abs. 2 BGB), je Vertragsjahr begrenzt auf 10 % der für dieses Vertragsjahr vereinbarten Vergütung des Hauptvertrags.

(4) Angaben für die Information der betroffenen Personen (Art. 13, 14 DSGVO). Die Information der betroffenen Personen obliegt dem Verantwortlichen. Der Auftragsverarbeiter stellt ihm dafür bei Vertragsbeginn und bei jeder Änderung der Angaben unaufgefordert in Textform eine auf seine Arbeitsbereiche bezogene Zusammenstellung bereit, die mindestens ausweist:

• die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, die Daten dieser Arbeitsbereiche tatsächlich erhalten;

• ob dabei in ein Drittland übermittelt wird und auf welcher Grundlage nach Kapitel V DSGVO;

• die für diese Arbeitsbereiche gesetzten Aufbewahrungsfristen (Anlage 2), auch soweit sie von den dortigen Regelwerten abweichen.

  Der Empfängerkreis der gesamten Suite genügt dieser Pflicht nicht: Anlage 3 führt alle Empfänger aller Anwendungen; wer sie unverändert übernimmt, nennt den betroffenen Personen Empfänger, die ihre Daten nie erhalten (Art. 5 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Zusammenstellung ist entgeltfrei; das Freikontingent des Absatzes 3 gilt für sie nicht.

§ 6 Unterstützung bei Sicherheit und behördlichen Pflichten (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. f DSGVO)

(1) Sicherheit (Art. 32 DSGVO): Unterstützung bei den Pflichten des Verantwortlichen, insbesondere durch Bereitstellung der in Anlage 2 dokumentierten TOM-Nachweise.

(2) Meldepflicht Datenpanne (Art. 33 DSGVO): Der Auftragsverarbeiter meldet jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich nach Bekanntwerden, in der Regel innerhalb von 24 Stunden — die verkürzte Frist soll dem Verantwortlichen die Zeit für seine eigene 72-Stunden-Meldung (Art. 33 Abs. 1 DSGVO) belassen. Für ein Fristhindernis gilt § 5 Abs. 3 Satz 2; der Vorbehalt entfällt mit der in Anlage 2 als offen ausgewiesenen Vertretungsregelung. Die Meldung geht per E-Mail an die in den Kontaktstellen benannte Meldestelle — dieser Weg trägt sie allein, weil er einen nachweisbaren Zeitstempel hinterlässt; ist keine Meldestelle benannt, an die zuletzt bekannte E-Mail-Adresse des Ansprechpartners. Hat der Verantwortliche in den Kontaktstellen eine Rufnummer benannt, ruft der Auftragsverarbeiter zusätzlich dort an; die Frist wahrt jedoch die E-Mail. Sie enthält mindestens Art der Verletzung, Kategorien und ungefähre Anzahl betroffener Personen und Datensätze, wahrscheinliche Folgen sowie ergriffene oder vorgeschlagene Maßnahmen (Art. 33 Abs. 3 DSGVO). Liegen noch nicht alle Angaben vor, meldet er fristgerecht vorläufig und ergänzt unverzüglich, ohne die Erstmeldung hinauszuzögern.

(3) Benachrichtigung Betroffener (Art. 34 DSGVO): Unterstützung auf Weisung.

(4) Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO): Auf Anfrage stellt er alle für eine DSFA erforderlichen Informationen nach Art. 35 Abs. 7 lit. a bis d DSGVO bereit, soweit sie seiner Sphäre entstammen.

(5) Aufsichtsbehörde (Art. 31, Art. 36 DSGVO): Er arbeitet mit der für den Verantwortlichen zuständigen Aufsichtsbehörde zusammen — bei öffentlichen Stellen regelmäßig der oder dem Landesbeauftragten für den Datenschutz — und unterstützt bei der Vorabkonsultation. Wendet sich eine Aufsichtsbehörde wegen einer Verarbeitung für den Verantwortlichen an ihn, unterrichtet er diesen unverzüglich, soweit ihm das nicht untersagt ist, und stimmt die Antwort mit ihm ab.

(6) Die Leistungen nach Abs. 3–5 erbringt er binnen zehn Arbeitstagen nach Zugang der Anfrage, im Zusammenhang mit einer Meldung nach Art. 33 DSGVO unverzüglich. Für Fristhindernis, Vergütung, Freikontingent und Obergrenze gilt § 5 Abs. 3 entsprechend.

§ 7 Löschung und Rückgabe nach Vertragsende (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. g DSGVO)

(1) Wahlrecht: Nach Beendigung des Hauptvertrags — gleich aus welchem Grund — kann der Verantwortliche verlangen:

a) Rückgabe aller personenbezogenen Daten nach Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. g DSGVO in Format und Umfang des Absatzes 3; danach löscht der Auftragsverarbeiter sie und alle bei ihm vorhandenen Kopien nach den Absätzen 4 und 5, oder
b) Löschung aller personenbezogenen Daten einschließlich etwaiger Kopien, oder
c) eine Kombination aus Rückgabe bestimmter Kategorien und Löschung der übrigen; für die zurückgegebenen gilt Buchstabe a.

(2) Frist und Default-Regel außerhalb eines Anbieterwechsels: Der Verantwortliche teilt seine Wahl spätestens 30 Tage nach Beendigung mit; der Auftragsverarbeiter führt sie binnen 30 Tagen nach Weisung aus. Erfolgt trotz Erinnerung keine Wahl, löscht er nach Fristablauf datenschutzkonform; gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt. Ist der Verantwortliche eine öffentliche Stelle mit archivrechtlicher Anbietungspflicht, ruht die Löschung auf seine Mitteilung in Textform, bis er die Unterlagen dem zuständigen Archiv angeboten hat und über die Übernahme entschieden ist; den Abschluss teilt er unverzüglich mit. Ohne diese Mitteilung löscht der Auftragsverarbeiter nach Fristablauf — aus den Daten ist eine Anbietungspflicht nicht erkennbar. Im Anwendungsbereich des Anbieterwechsels gilt ausschließlich Abs. 2a.

(2a) Verhältnis zum Anbieterwechsel nach der Verordnung (EU) 2023/2854: Soweit die Leistung ein Datenverarbeitungsdienst im Sinne des Art. 2 Nr. 8 ist, kann der Verantwortliche mit höchstens zwei Monaten Ankündigungsfrist Wechsel, Überführung auf eigene IT-Infrastruktur oder Löschung verlangen (Art. 23 Buchst. a, Art. 25 Abs. 2 Buchst. d). Danach läuft ein Übergangszeitraum von höchstens 30 Kalendertagen; der Vertrag gilt fort, der Auftragsverarbeiter unterstützt den Wechsel und erhält die geschuldeten Funktionen aufrecht (Art. 25 Abs. 2 Buchst. a, Abs. 3). Ist der Wechsel darin technisch nicht durchführbar, begründet er das binnen 14 Arbeitstagen und benennt einen alternativen Zeitraum von höchstens sieben Monaten. Bei erfolgreichem Wechsel endet der Vertrag mit Benachrichtigung des Verantwortlichen (Art. 25 Abs. 2 Buchst. c), bei reiner Löschwahl mit Ablauf der Ankündigungsfrist; danach bleiben exportierbare Daten und digitale Vermögenswerte mindestens 30 Kalendertage oder für eine vereinbarte Frist abrufbar (Art. 25 Abs. 2 Buchst. g) und werden erst dann vollständig gelöscht. Ein gescheiterter Wechsel oder der bloße Ablauf des Übergangszeitraums löst weder Vertragsende noch automatische Löschung aus. Die Datenkategorien ergeben sich aus Ziff. 4 der Präambel.

(3) Format und Umfang der Rückgabe: Der Auftragsverarbeiter stellt für sämtliche Anwendungen der Suite einen strukturierten Gesamtexport in einem gängigen, maschinenlesbaren Format bereit; die Bereitstellung erfolgt entgeltfrei. Formate je Anwendung: AI Chat als JSON (Konversationen, Nachrichten, Ordner, Binärdateien einschließlich Modell-, Token-, Laufzeit- und Kostenmetadaten); Kalender als JSON bzw. ICS; Kontakte als JSON bzw. VCF einschließlich Gruppen, benutzerdefinierter Felder, Beziehungen und Aktivitätsverlauf; Notizen, Aufgaben und Listen als JSON einschließlich Kommentaren, Anhängen, Tags und Zuordnungen; Mail ordnerweise als MBOX und einzelne Nachrichten als EML; Drive als Einzeldateien im Ursprungsformat bzw. Ordner-ZIP. Die Aufzählung ist nicht abschließend und erfasst auch die Bestände der Anmeldung, des Hubs und der Statusseite. Bereitgestellt werden die im Arbeitsbereich gespeicherten Bestände einschließlich der Inhalte hochgeladener Dateien; eine Selbstbedienungsfunktion gibt sie aus, gebunden an die Eigentümerin oder die Verwaltung des Arbeitsbereichs (§ 5 Abs. 1).

Enthalten sind auch die Konfigurationsbestände des Arbeitsbereichs: die strukturierten Konten-, Ordner-, Filter- und Vorlagenangaben des Mail-Moduls — die Nachrichten selbst werden als MBOX und EML ausgegeben —, die Wissensbestände einschließlich der Wissensdateien, Erinnerungen, Werkzeug-, Widget- und Webhook-Konfigurationen, Vektorbestände und Mailvorlagen des KI-Dienstes sowie die Agenten, Anrufe, Prompt-Bausteine, Kanal-Prompts, Benachrichtigungsregeln, Widgets, Widget-Sitzungen und Matrix-Bindungen der Automations-Anwendung; ausgegeben wird als JSON, jeweils ohne Zugangsgeheimnisse. Für einen Sprachagenten ist das der Unterschied zwischen Mitnehmen und Neuaufbau; deshalb ist es hier ausdrücklich benannt und nicht nur einer Anlage überlassen.

Nicht enthalten sind: die arbeitsbereichseigenen Modellkataloge des AI Chat sowie die Mediendateien zu Messenger-Nachrichten, die auf dem Messenger-Server und nicht im Objektspeicher liegen; sie sind im Abzug benannt, aber nicht mitgeliefert. Diese Bestände stellt der Auftragsverarbeiter auf Anforderung bereit — innerhalb der Frist des § 5 Abs. 3, entgeltfrei und mit Nachweis nach Absatz 7 — und nimmt sie bis zum 31.12.2026 in den strukturierten Abzug auf; für diesen Termin gelten Mitteilungspflicht und außerordentliches Kündigungsrecht des § 3 Abs. 1 entsprechend. Den jeweils ausgelieferten Umfang teilt er auf Verlangen in Textform mit.

(4) Backups: Sicherungskopien werden spätestens 90 Tage nach Rückgabe oder Löschung endgültig und unwiederbringlich gelöscht.

(5) Löschverfahren: Gelöscht wird durch endgültiges Entfernen der Datensätze aus der Produktivdatenbank und der Objekte aus dem Objektspeicher; Verweise, Suchindizes und Zwischenspeicher werden mitgelöscht. Sicherungsgenerationen laufen nach Absatz 4 aus; in bestehende Sicherungen wird nicht gezielt eingegriffen. Physische Datenträgervernichtung (DIN 66399) und Datenträgerbereinigung (NIST SP 800-88) liegen nicht in seiner Verfügungsgewalt — verarbeitet wird auf angemieteter Rechenzentrumsinfrastruktur; insoweit gelten die Verfahren des in Anlage 3 genannten Betreibers. Seine Sub-Auftragsverarbeiter weist er nach § 4 Abs. 4 zur Löschung an und legt deren Nachweise auf Verlangen vor.

Bestände, die weder eine Löschung durch den Nutzer noch ein zeitgesteuerter Lauf erreicht, weist Anlage 2 als Löschlücken aus — mindestens die Papierkorb-Bestände der Dateiablage und der Immobilien-Anwendung sowie anruferbezogene Notizen; die Aufzählung ist nicht abschließend, maßgeblich ist der Nachweisstand in Anlage 2. Nicht dazu gehören die im AI Chat erzeugten Bilder: Sie werden mit der Nachricht entfernt, im Übrigen mit der Löschung des Kontos — soweit der zugehörige Arbeitsbereich noch besteht; sonst ist die Entfernung gesondert zu veranlassen. Für die Löschlücken löscht er auf Verlangen manuell und weist das nach Absatz 7 nach; die automatischen Läufe stellt er bis zum 31.12.2026 her. Die Frist nach Absatz 2 bleibt unberührt.

(6) Gesetzliche Aufbewahrungspflichten: Unterliegt der Auftragsverarbeiter für einzelne Daten einer eigenen Aufbewahrungspflicht nach Unions- oder mitgliedstaatlichem Recht, nennt er Vorschrift und betroffene Daten vor der Löschung; diese Daten werden bis zum Fristablauf gesperrt, also von der aktiven Verarbeitung ausgeschlossen, und danach unverzüglich gelöscht. Aufbewahrungspflichten des Verantwortlichen erfüllt dieser selbst; sie berechtigen den Auftragsverarbeiter nicht, die Löschung zu verweigern.

(7) Protokoll: Nach Abschluss der Löschung oder Rückgabe erstellt der Auftragsverarbeiter ein schriftliches Protokoll mit Datum, angewandter Methode und verantwortlicher Person (Name/Funktion), bei Rückgabe zusätzlich dem ausgelieferten Umfang, und übermittelt es binnen 14 Tagen. Es weist ferner die Löschbestätigung der Sub-Auftragsverarbeiter oder den Verweis auf deren Nachweis aus; auf Verlangen legt er diese Nachweise vor.

§ 8 Audit- und Kontrollrechte (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. h DSGVO)

(1) Informationsrecht: Der Auftragsverarbeiter stellt alle zum Nachweis der Einhaltung dieses AVV erforderlichen Informationen zur Verfügung: Dokumentationen, das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 Abs. 2 DSGVO, soweit es Verarbeitungen für den Verantwortlichen betrifft, das Weisungsregister, TOM-Nachweise, Vertraulichkeitserklärungen — soweit nach § 2 Abs. 2 vorhanden — und das Verzeichnis behördlicher Herausgabeverlangen nach § 1 Abs. 6. Er weist auf Verlangen ferner nach, welchem Vertragstext eine im Zustimmungsprotokoll geführte Fassungsbezeichnung entspricht. Auf Verlangen legt er für einen einzelnen Empfänger die bestehenden Garantien nach Kapitel V DSGVO und den Vertrag nach Art. 28 DSGVO vor, soweit sie ihm vorliegen und ihre Weitergabe zulässig ist. Eine Vollständigkeit dieser Nachweise über alle Empfänger sagt er nicht zu; welcher Empfänger einen Mechanismus, einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO und eine vollständige Kette führt und welcher nicht, weist Anlage 3 je Zeile aus (§ 4 Abs. 5).

(2) Kontrollrechte: Der Verantwortliche oder ein von ihm beauftragter Prüfer (z. B. Datenschutzbeauftragter, Wirtschaftsprüfer, zertifizierter Datenschutzauditor; bei öffentlichen Stellen auch die nach ihrem Recht zuständige örtliche und überörtliche Rechnungsprüfung, die dafür keiner Beauftragung durch den Verantwortlichen bedarf) kann die Einhaltung dieses AVV durch Vor-Ort-Prüfungen, Dokumentensichtungen oder Fragebogen kontrollieren; der Auftragsverarbeiter gewährt dazu Zutritt zu seinen Geschäftsräumen und Einsicht in die dort geführten Nachweise. Die Rechenzentren stehen nicht in seiner Verfügungsgewalt (§ 7 Abs. 5); für sie beschafft er die Prüfnachweise des in Anlage 3 genannten Betreibers und legt sie vor, verweigert dieser sie, teilt er das in Textform mit.

(3) Ankündigung und Frequenz: Audits sind mindestens 4 Wochen im Voraus in Textform anzukündigen und auf das erforderliche Maß zu beschränken; nach einem sicherheitsrelevanten Ereignis oder einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten verkürzt sich die Frist auf 5 Werktage. Regelmäßig genügt ein Audit je Kalenderjahr; weitergehende Prüfungen bleiben zulässig, soweit sie für die Pflichten des Verantwortlichen erforderlich sind — insbesondere in den vorgenannten Fällen oder bei konkreten Anhaltspunkten für einen Verstoß. Die Befugnisse der Aufsichtsbehörden nach Art. 58 DSGVO bleiben unberührt; Ankündigungsfrist und Häufigkeitsgrenze gelten für sie nicht.

(4) Kostenträger: Für ein reguläres Audit je Kalenderjahr stellt der Auftragsverarbeiter Auskünfte nach Absatz 1 und Nachweise nach Anlage 2 kostenfrei bereit — gleich, ob der Verantwortliche selbst oder ein beauftragter Prüfer es durchführt. Für Vorbereitung und Begleitung einer Vor-Ort-Prüfung kann er eine angemessene Vergütung nach dem Maßstab des § 5 Abs. 3 verlangen; die ersten vier Stunden je Vertragsjahr sind eingeschlossen. Bei zusätzlichen Anlassaudits trägt der Verantwortliche die Mehrkosten nach Aufwand — nicht jedoch, wenn der Anlass eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, ein sicherheitsrelevantes Ereignis oder ein Verstoß gegen diesen AVV im Verantwortungsbereich des Auftragsverarbeiters ist.

(5) Nachweisersatz: Eine externe Zertifizierung oder Testierung schuldet der Auftragsverarbeiter nicht. Erwirbt er eine anerkannte Zertifizierung oder ein Testat (z. B. ISO 27001, SOC 2, BSI C5), legt er den vollständigen Prüfbericht auf Verlangen vor; er ersetzt eine Prüfung nach Absatz 2, soweit er den benannten Prüfgegenstand nachweislich abdeckt und bei Vorlage nicht älter als zwölf Monate ist. Für nicht abgedeckte Prüfgegenstände und bei begründeten Zweifeln an seiner Aussagekraft bleibt die Vor-Ort-Prüfung unberührt; bis zur Vorlage erfolgt der Nachweis über Anlage 2 und Auskünfte nach Absatz 1.

§ 9 Haftung

(1) Jede Partei haftet der anderen für Schäden aus Verstößen gegen diesen AVV nach den allgemeinen gesetzlichen Bestimmungen, soweit nachfolgend nichts anderes gilt.

(2) Für einfache Fahrlässigkeit haftet der Auftragsverarbeiter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), begrenzt auf den bei Vertragsschluss typischerweise vorhersehbaren Schaden; im Übrigen ist sie ausgeschlossen. Ergänzend ist sie begrenzt auf die im Hauptvertrag für das jeweilige Vertragsjahr gezahlte Vergütung, mindestens 5.000 EUR; gegenüber Verantwortlichen, die juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen sind, mindestens 25.000 EUR. Die Grenze gilt für alle Schadensfälle eines Vertragsjahres zusammen. Der Mindestbetrag greift auch dann, wenn im Vertragsjahr keine Vergütung gezahlt wurde — etwa in einem entgeltfreien Zeitraum oder einer Freiminutenphase; er ist dann der Höchstbetrag. Denselben Mindestbetrag bestimmen für öffentliche Stellen § H.1 Abs. 2 des Rahmenvertrags und § 5 Abs. 2a der AGB; welches Regelwerk die Leistung trägt, ist für seine Höhe deshalb ohne Bedeutung. Ein höherer Höchstbetrag kann im Hauptvertrag oder im Leistungsschein vereinbart werden. Gegenüber Verantwortlichen, die Verbraucher (§ 13 BGB) sind, gilt diese betragsmäßige Begrenzung nicht. Die Parteien gehen davon aus, dass dieser Betrag den typischerweise vorhersehbaren Schaden abdeckt; der Nachweis eines höheren bleibt dem Verantwortlichen unbenommen. Der Betrag ist damit eine widerlegliche Vermutung des typischerweise vorhersehbaren Schadens und keine absolute Obergrenze. Diese Begrenzungen gelten allein im Verhältnis der Parteien zueinander; gegenüber betroffenen Personen gelten sie nicht (Absatz 3). Die Haftungsbeschränkungen gelten nicht bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, für Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz, bei arglistig verschwiegenen Mängeln, für zugesicherte Eigenschaften und die Übernahme einer Garantie sowie für den Rückgriff nach Art. 82 Abs. 5 DSGVO. Aussagen dieses Vertrags über den technischen Umsetzungsstand sind keine Zusicherung einer Eigenschaft und keine Garantie im Sinne des vorstehenden Satzes; maßgeblich sind Anlage 2 und Anlage 3.

(3) Gegenüber betroffenen Personen haften Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter, soweit beide an derselben Verarbeitung beteiligt und für den Schaden verantwortlich sind, nach Art. 82 Abs. 4 DSGVO als Gesamtschuldner auf den gesamten Schaden; der Auftragsverarbeiter unter den Voraussetzungen des Art. 82 Abs. 2 Satz 2 DSGVO. Wer den vollständigen Schadensersatz geleistet hat, kann von der anderen Partei den ihrem Verantwortungsanteil entsprechenden Teil ersetzt verlangen (Art. 82 Abs. 5 DSGVO); Art. 82 Abs. 3 DSGVO bleibt unberührt.

§ 10 Schlussbestimmungen

(1) Vorrang: In datenschutzrechtlichen Regelungen geht dieser AVV dem Hauptvertrag vor. Zwischen Hauptteil und Anlage geht die Anlage vor, soweit sie Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die Datenkategorien, die Kategorien betroffener Personen, die TOM, die Empfänger oder den vereinbarten Leistungsumfang konkret beschreibt (Anlagen 1 bis 5); im Übrigen der Hauptteil. Ausgenommen vom Vorrang der Anlagen sind sämtliche im Hauptteil vereinbarten Fristen, Sperren und Leistungspflichten, insbesondere die der §§ 1, 3, 4, 5, 6 und 7. Beschreibt eine Anlage eine Lücke in den Maßnahmen oder einen abweichenden Einsatz eines Empfängers, ist das eine Beschreibung des Ist-Zustands und keine Einschränkung der geschuldeten Pflichten und keine Genehmigung; der Auftragsverarbeiter schuldet sie unverändert und schließt die Lücke zu den in der Anlage genannten Terminen.

(2) Textform: Änderungen und Ergänzungen dieses AVV bedürfen der Textform.

(3) Anwendbares Recht und Gerichtsstand: Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG); ist der Verantwortliche Verbraucher (§ 13 BGB), bleiben zwingende verbraucherschützende Vorschriften seines gewöhnlichen Aufenthaltsstaats unberührt. Ausschließlicher Gerichtsstand ist Neuruppin, sofern der Verantwortliche Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist (§ 38 ZPO); ist er juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, können die Parteien stattdessen seinen Sitz vereinbaren. Gegenüber Verbrauchern gilt der gesetzliche Gerichtsstand; der Auftragsverarbeiter kann sie nur vor den Gerichten ihres Wohnsitzstaates verklagen (Art. 18 Abs. 2 der Verordnung (EU) Nr. 1215/2012).

(4) Unwirksame Bestimmungen: Ist eine Bestimmung ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar, bleiben die übrigen unberührt; an ihre Stelle treten die gesetzlichen Vorschriften (§ 306 Abs. 2 BGB). Weitergehende Lücken werden durch ergänzende Vertragsauslegung geschlossen.

(5) Übertragung. Die Übertragung dieses AVV oder der Auftragsverarbeitung auf einen Dritten bedarf der vorherigen Zustimmung des Verantwortlichen in Textform (Art. 28 Abs. 1 DSGVO); das gilt auch bei Veräußerung des Geschäftsbetriebs oder eines Betriebsteils, bei Umwandlung und bei einem Gesellschafterwechsel, der die Kontrolle über den Auftragsverarbeiter ändert. § S.5a des Rahmenvertrags gilt insoweit nicht. Ohne diese Zustimmung ist auch die Übertragung des Hauptvertrags ausgeschlossen (§ S.5a Satz 4 des Rahmenvertrags) — sonst fielen Hauptvertrag und dieser Vertrag auseinander, und der Verantwortliche dürfte den Dienst nach § 6 Abs. 1 des Rahmenvertrags nicht weiter nutzen. Die Zustimmung darf nicht wider Treu und Glauben verweigert werden; wird sie verweigert, kann der Verantwortliche diesen AVV und den Hauptvertrag außerordentlich kündigen. § 7 bleibt anwendbar.

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Anlage 1: Beschreibung der Verarbeitung

Diese Anlage konkretisiert die Rahmenangaben nach Art. 28 Abs. 3 Satz 2 DSGVO und ist Bestandteil des AVV.

Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die Datenkategorien und die Kategorien betroffener Personen ergeben sich aus Ziff. 1 bis 5 der Präambel. Zur Dauer nach Vertragsende tritt § 7 hinzu: je bis zu 30 Tage für Wahl und Ausführung (Abs. 2), im Anwendungsbereich des Abs. 2a zusätzlich mindestens 30 Kalendertage Abrufzeit, Sicherungskopien bis 90 Tage nach der Produktivlöschung (Abs. 4); gesetzliche Aufbewahrungspflichten nach Abs. 6 bleiben unberührt. Die Art der Verarbeitung umfasst die Übermittlung an die in Anlage 3 genannten Empfänger. Drittlandtransfers erfolgen nur an vorab mitgeteilte und genehmigte Empfänger, deren Mechanismus und Prüfergebnis Anlage 3 ausweist (§ 4 Abs. 5 und Abs. 6). Welche Kanäle Gegenstand der Verarbeitung sind, bestimmt Anlage 5; welche Empfänger für sie eingesetzt werden, der Leistungs- und Anbieterschein — dort wird je Leistung Regelweg oder abweichende Wahl angekreuzt.

Sprachdienste (Voice). Rechtsträger, Verarbeitungsort und Umsetzungsstand je Empfänger führt Anlage 3, die Anbieterfestlegungen § 4 Abs. 6. Das Gesprächsmodell der vom Auftragsverarbeiter selbst und der managed betriebenen Agenten nutzt Mistral AI SAS (Frankreich); für einen selbst angelegten Agenten wählt der Verantwortliche. Eingehende Anrufe führen Vonage B.V. (Niederlande) und Twilio Ireland Limited (Irland) zu, übermittelt werden Rufnummer, Verbindungsmetadaten und Gesprächston; beide verarbeiten dabei im Auftrag, Anlage 3 führt sie deshalb mit der Rolle beides. Welcher der beiden für einen Arbeitsbereich eingesetzt wird, teilt der Auftragsverarbeiter auf Verlangen in Textform mit. Drittlandprovider bleiben wählbar, sind nirgends Voreinstellung, und einen automatischen Fallback gibt es nicht — einheitlich für Agenten, Workflows und AI Chat.

Speicherung von Gesprächstranskripten. Die Funktion ist in der Voreinstellung abgeschaltet (Art. 25 Abs. 2 DSGVO). Aktiviert der Verantwortliche sie, muss er zuvor die Einwilligung des Gesprächspartners einholen und nachweisen; ist er eine öffentliche Stelle, tritt der nachstehende Absatz an die Stelle dieser Anforderung. Eine Tonaufnahme im Sinne des § 201 Abs. 1 Nr. 1 StGB findet nicht statt; das Gesprächsaudio wird nur transient verarbeitet (Ziff. 4 der Präambel). Der Auftragsverarbeiter stellt einen Einwilligungsdialog bereit, der zu Gesprächsbeginn abläuft, das Ergebnis zum Anruf speichert und — soweit der Verantwortliche die Optionen nicht abwählt — bei Ablehnung Transkript, Zusammenfassung und Anrufer-Datensatz unterdrückt sowie die Rufnummer hasht. Bei Sprach-Agenten lässt sich die Transkriptspeicherung nur zusammen mit dem Einwilligungsdialog aktivieren; ohne aktivierten Dialog wird dort kein Transkript gespeichert — vorbehaltlich des nachstehenden Absatzes. Für Text- und Chat-Agenten besteht diese Kopplung nicht — sie führen kein Gespräch, an dessen Beginn ein Dialog ablaufen könnte; für sie stellt der Verantwortliche die Rechtsgrundlage der Speicherung nach § 1 Abs. 1 sicher, und es gelten die Aufbewahrungsfristen der Anlage 2. Eine abweichende Einstellung nimmt er nur auf ausdrückliche Weisung nach § 1 Abs. 2 vor und weist dabei nach § 1 Abs. 4 auf die Rechtsfolgen hin.

Öffentliche Stellen: die Grundlage benennt der Verantwortliche, nicht dieser Vertrag. Ist der Verantwortliche eine öffentliche Stelle, tritt an die Stelle der Einwilligung die von ihm benannte Rechtsgrundlage; er teilt sie dem Auftragsverarbeiter in Textform mit (§ 1 Abs. 2). Der Grund: Zwischen einer Behörde und dem Anrufer besteht ein klares Ungleichgewicht, und eine Einwilligung liefert ihr deshalb nach Erwägungsgrund 43 DSGVO regelmäßig keine gültige Rechtsgrundlage; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO steht ihr nach Art. 6 Abs. 1 Unterabs. 2 DSGVO ohnehin nicht offen. In Betracht kommen damit regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit dem für sie geltenden Fachrecht und, soweit eine Aufbewahrungs- oder Dokumentationspflicht sie trifft, lit. c. Welche Grundlage trägt, beurteilt allein der Verantwortliche (vgl. § 1 Abs. 7 und Abs. 8); der Auftragsverarbeiter prüft sie nicht, schuldet dazu keine Rechtsberatung und schreibt ihm keine vor. Mit der Mitteilung richtet er die Transkriptspeicherung für die Arbeitsbereiche dieses Verantwortlichen ohne Einwilligungsdialog ein; die Kopplung des vorstehenden Absatzes gilt insoweit nicht, für die übrigen Verantwortlichen unverändert fort. Der Einwilligungsdialog bleibt einer öffentlichen Stelle wählbar — außerhalb hoheitlicher Tätigkeit kann eine Einwilligung tragen; die Wahl trifft sie, nicht der Auftragsverarbeiter. Stützt sie die Speicherung auf lit. e, entsteht ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO, auf das sie nach Art. 21 Abs. 4 DSGVO ausdrücklich und von anderen Informationen getrennt hinzuweisen hat; der Auftragsverarbeiter nimmt diesen Hinweis auf Weisung in die Unterrichtung nach dem folgenden Absatz auf.

Ohne Einwilligungsdialog entfällt die Unterrichtung des Anrufers nicht — sie hängt nicht an der Rechtsgrundlage. Für Arbeitsbereiche, in denen die Transkriptspeicherung nach dem vorstehenden Absatz ohne Einwilligungsdialog eingerichtet ist, hält der Auftragsverarbeiter an dessen Stelle eine Unterrichtung zu Gesprächsbeginn aktiv: dass das Gespräch als Text gespeichert wird, zu welchem Zweck und für welche Dauer, und wo die Information nach Art. 13 DSGVO vollständig abrufbar ist. Er schaltet sie für diese Arbeitsbereiche nicht ab; eine entgegenstehende Einstellung in der Anwendung ist keine wirksame Weisung nach § 1 Abs. 2, und er führt sie nicht aus, sondern teilt sie dem Verantwortlichen unverzüglich mit — wie bei der Ansage nach § 1 Abs. 9. Der Hinweis auf den KI-Charakter nach § 1 Abs. 9 bleibt unberührt und läuft daneben; die Entkopplung nach dem vorstehenden Absatz erfasst ihn nicht. Inhalt und Richtigkeit der Information nach Art. 13 DSGVO verantwortet der Verantwortliche; die Angaben dafür stellt der Auftragsverarbeiter nach § 5 Abs. 4 bereit.

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Anlage 2: Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Diese Anlage ergänzt § 3 dieses AVV und dokumentiert die nach Art. 32 DSGVO getroffenen Maßnahmen.

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO), um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Diese Aufstellung dokumentiert die getroffenen Maßnahmen; als offen bezeichnete Maßnahmen sind noch nicht wirksam, und der Spiegelstrich „Bereiche mit benannten Lücken“ nennt die Punkte, für die eine Beschreibung aussteht.

• Transportverschlüsselung: Alle Datenübertragungen sind durchgängig durch TLS 1.2/1.3 (HTTPS) verschlüsselt.
• Verschlüsselung von Geheimnissen: Zugangsdaten und Geheimnisse (Provider- und Voice-Credentials) liegen spaltenweise mit AES-256-GCM verschlüsselt (encrypt-on-write). Produktiv- und Testumgebung verwenden denselben Plattform-Schlüssel; die Trennung ist als offene Maßnahme geführt. Eine vollständige Datenträger-Verschlüsselung (at rest auf Volume-Ebene) besteht nicht und ist als offene Maßnahme geführt; bis dahin tragen Hosting in Deutschland, Transport- und Geheimnis-Verschlüsselung das Schutzniveau.
• Zugriffskontrollen: Rollenbasierte Berechtigungen begrenzen den Zugriff auf das erforderliche Minimum (Need-to-know). Zeilenbasierte Zugriffskontrolle (Row Level Security) ist auf allen Tabellen des Anwendungsschemas aktiviert, mit zwei Ausnahmen: einer Konfigurationstabelle ohne Personenbezug und einer Sicherungstabelle aus einer Migration, die ausschließlich Kennungen führt; ihr Wegfall ist als offene Maßnahme geführt. Sie wirkt gegenüber Zugriffen mit Nutzerkennung; serverseitige Dienstzugriffe nutzen eine privilegierte Datenbankrolle, für die die Mandantentrennung in der Anwendungsschicht durchgesetzt wird. Die Wirksamkeit dieser Schicht ist nicht flächendeckend belegt: Am 2026-08-13 wurde in einer Anwendung ein Weg an ihr vorbei festgestellt und am 2026-08-14 geschlossen; die gleichartige Prüfung der übrigen Anwendungen ist als offene Maßnahme geführt. Hochgeladene Nutzerinhalte liegen in zugriffsbeschränkten Speicherbereichen; bewusst öffentlich abrufbar sind ausschließlich Profilbilder.
• Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): Eine TOTP-basierte Zwei-Faktor-Authentifizierung ist eingerichtet und in der Produktivumgebung für jedes Konto erzwungen — nicht nur für administrative Zugänge. Die Erzwingung wirkt in der Middleware und damit bei jedem Seitenaufruf jeder Weboberfläche; sie hängt an einer Umgebungsvariablen, die in allen 19 Produktiv-Apps mit Weboberfläche gesetzt ist (gemessen am 2026-08-31 an den laufenden Containern). Wer keinen Faktor hat, kommt nicht durch, sondern wird zur Einrichtung geführt. Der administrative Zugang zum Wirtsystem erfolgt ausschließlich per Schlüsselauthentifizierung ohne Passwort. Ergänzend gelten Passwortregeln (mindestens zehn Zeichen, Groß- und Kleinbuchstaben, Ziffern) und zeitlich begrenzte Sitzungs-Token. Wiederholte Anmeldeversuche werden vor dem Authentifizierungsdienst je Quelladresse begrenzt (zehn je Minute, Stoß von fünf, darüber HTTP 429), gezählt bei Anmeldung, Registrierung und Passwortzurücksetzung, nicht bei der Token-Erneuerung; für die übrigen API-Routen ist die Begrenzung bestimmt, aber nicht angewandt und als offene Maßnahme geführt. Bei Registrierung, Anmeldung und Zurücksetzen des Passworts ist ein selbst betriebener Bot- und Spam-Schutz eingebunden: ein Rechenrätsel (Proof of Work), das im Browser des Besuchers gerechnet wird; Aufgabe und Prüfung stellt unser eigener Authentifizierungsdienst. Ein externer Anbieter ist daran nicht beteiligt; es wird weder IP-Adresse noch Browserkennung an Dritte übermittelt. Serverseitig erzwungen ist der Nachweis allein bei der Registrierung — dort werden ein fehlender, ein gefälschter und ein wiederverwendeter Nachweis abgewiesen. Bei Anmeldung und Zurücksetzen des Passworts öffnet sich das Gate im Browser selbst, wenn kein Nachweis zustande kommt, damit sich niemand aussperrt; dort trägt der Schutz nicht. Der Authentifizierungsdienst selbst kann den Nachweis nicht erzwingen — er kennt allein hcaptcha und turnstile, das eingesetzte Verfahren lässt sich dort nicht hinterlegen; sein öffentlich erreichbarer Endpunkt /auth/v1/* hängt daneben allein an der Ratenbegrenzung. Geschützt ist damit die Anwendungsroute, nicht der öffentliche Endpunkt neben ihr. Wir rechnen ihn deshalb nur für die Registrierung als Schutzmaßnahme an; seine Erzwingung an den beiden übrigen Wegen ist als offene Maßnahme geführt.
• Sicherheitsüberprüfungen: Wir führen anlassbezogene interne Sicherheitsreviews durch und verfolgen die Befunde mit Status in einem internen Register; externe Penetrationstests durch unabhängige Dritte sind vorgesehen (Zielturnus: jährlich). Der wöchentliche automatisierte Schwachstellen-Scan schlägt seit dem 10.08.2026 fehl; bis zu seiner Instandsetzung wird anlassbezogen geprüft. Die Wirksamkeit sämtlicher Maßnahmen wird mindestens jährlich sowie unverzüglich bei wesentlicher Änderung der Verarbeitung, nach einem Sicherheitsvorfall und nach einer Datenpanne überprüft und bewertet; zusätzlich gehen wir das Register der offenen Maßnahmen quartalsweise (31.03., 30.06., 30.09., 31.12.) Zeile für Zeile auf Status und Fristablauf durch. Datum, Umfang und Feststellungen werden dokumentiert; verantwortlich ist die Geschäftsführung. Ein solcher Durchgang hat bislang nicht stattgefunden — der erste ist der 30.09.2026.
• Hosting in DE-Rechenzentren: Das Kern-Hosting erfolgt bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland.
• Datensparsamkeit und Löschung: Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur im erforderlichen Umfang. Ein täglicher automatisierter Löschlauf greift nach der gesetzten Frist für Gesprächstranskripte und -Metadaten, Audit- und Systemprotokolle, die Anmeldeprotokolle des Authentifizierungsdienstes, die Fehlerdiagnose-Telemetrie, den Papierkorb von Kontakten, Notizen, Aufgaben und Kalender sowie Widget-Sitzungen. Ein zweiter täglicher Lauf erfasst das Gesprächsgedächtnis der Arbeitsabläufe, die Ausführungsprotokolle der Arbeitsabläufe samt ihrer Ein- und Ausgabedaten, die Erinnerungen der KI-Anwendungen und die Nutzungsdatensätze der KI-Infrastruktur — je 90 Tage. Bei Kontakten, Notizen und Aufgaben erfasst der erste nur Einträge ohne zugehörige Datei im Objektspeicher — ein Eintrag mit Bild oder Anhang bleibt liegen, weil eine Datenbankfunktion die Speicher-Schnittstelle nicht aufrufen kann. Für die übrigen Bestände besteht kein zeitgesteuerter Löschlauf; sie werden auf Veranlassung der Nutzerin oder des Nutzers und mit dem Ende des Vertragsverhältnisses gelöscht. Dass beide Ereignisse jeden Bestand erreichen, ist damit nicht gesagt: Für den Papierkorb der Dateiablage und der Immobilien-Anwendung sowie die anruferbezogenen Notizen greift weder die Nutzerlöschung noch ein Lauf; sie sind als offene Maßnahmen geführt.
• Bereiche mit benannten Lücken: Es gibt keine Vertretung des Geschäftsführers — bei seinem Ausfall sind die Fristen aus Art. 33 und Art. 12 Abs. 3 DSGVO nicht sichergestellt; er ist die einzige Person mit administrativem Zugang, und der vollständige Kreis der administrativen Zugänge ist noch nicht erhoben. Der Plattform-Schlüssel hat keine getrennte Sicherungskopie und kein Rotationsverfahren. Protokolle werden zentral gesammelt, aber nicht ausgewertet und nicht gegen Veränderung geschützt. Für den Patchstand des Wirtsystems und die Vernichtung ausgedienter Datenträger besteht kein festgelegtes Verfahren; das Wirtsystem trägt keinen Schadsoftwareschutz und bezieht Sicherheitsaktualisierungen nicht automatisiert. Der Paketfilter schützt auch die von der Container-Laufzeit veröffentlichten Ports: Solcher Verkehr durchläuft die regulären Ketten nicht, sondern eine eigens dafür vorgesehene Sonderkette, und die Regel in dieser Sonderkette gehört zur Maßnahme. Ihre Einrichtung ist als offene Maßnahme geführt; bis dahin besteht für die veröffentlichten Ports keine Schranke auf dem Wirtsystem. Die Datenhaltungen sind davon nicht betroffen, sie binden ausschließlich in ihr Containernetz. Nicht festgelegt ist ferner ein Auswahl- und Kontrollverfahren für Sub-Auftragsverarbeiter (Art. 28 Abs. 1 DSGVO): Was vertraglich gilt, ist geregelt; wonach ein Anbieter ausgewählt wird, welche Nachweise vor der ersten Übermittlung vorliegen müssen und in welchem Turnus sie wiedervorgelegt werden, ist es nicht. Für den Sprachkanal sind zwei Ketten nicht erhoben. Bei der Zuführung eingehender Anrufe ist nicht erhoben, ob innerhalb der Unternehmensgruppe des Anbieters in ein Drittland weitergereicht wird; der Vertragspartner sitzt im EWR, Kapitel V ist auf die Übermittlung an ihn nicht anwendbar, und kein Dokument dieses Bestands behauptet eine vertragliche Regelung dieser Kette. Bei der Sprachsynthese lautet der abgelegte Vertrag nach Art. 28 DSGVO auf eine andere Gesellschaft als den Empfänger, und dessen eigene Subprozessorenkette ist ebenfalls nicht erhoben. Welche Gesellschaften das sind, nennt Anlage 3; beides ist als offene Maßnahme geführt. Ohne diesen Satz erfasste die Behebungspflicht des § 3 Abs. 1 gerade den Weg nicht, über den ein Bürgertelefon überhaupt erreichbar ist. Für Arbeitsbereiche öffentlicher Stellen sind zwei Zusagen dieses Vertrags noch nicht durchgesetzt, und sie stehen hier, damit § 3 Abs. 1 sie erfasst. Erstens die Transkriptspeicherung ohne Einwilligungsdialog nach Anlage 1: Die Prüfbedingung der Datenbank ist am 2026-08-31 um das vierte Glied erweitert und in beiden Umgebungen angewandt worden; bis die Sprachagenten-Laufzeit ausgeliefert ist, schalten zwei Schranken in ihr die Speicherung weiter ab — die rechtmäßige Konfiguration ist speicherbar und wirkt noch nicht (Register Nr. 168). Zweitens fehlt der Anwendung ein Merkmal für die Rechtsform des Vertragspartners: Die Spalte am Arbeitsbereich ist angelegt, die Betreiberoberfläche dafür ist gebaut und noch nicht ausgeliefert; solange sie es nicht ist, erkennt der Auftragsverarbeiter eine öffentliche Stelle allein an der nach Anlage 5 geschlossenen Vereinbarung (§ 3 Abs. 5), und eine Drittland-Bestätigung, die ein Mitglied des Arbeitsbereichs erteilt, wird von der Anwendung nicht anhand der Rechtsform abgewiesen — § 1 Abs. 8 nimmt ihr die Wirkung, verhindert die Übermittlung aber nicht technisch (Register Nr. 187).
• Verfügbarkeit und Sicherungen: Die Datenbank wird seit dem 10.07.2026 täglich automatisiert gesichert, der Objektspeicher seit dem 28.07.2026; die Sicherungen laufen auf Infrastruktur in Deutschland und werden 30 Tage vorgehalten. Der Bestand des Messenger-Servers samt seiner Brücken wird mitgesichert. Vier Einschränkungen sind als offene Maßnahmen geführt: Die Sicherungen liegen auf demselben Dateisystem wie das Produktivsystem, sie sind nicht zusätzlich verschlüsselt, ein fehlgeschlagener Lauf wird nicht nach außen gemeldet, und ein dokumentierter Wiederherstellungstest hat noch nicht stattgefunden. Die erste hat eine ausdrücklich zu nennende Folge: Beim physischen Totalverlust des Servers oder beim Ausfall des Standorts gehen die Sicherungen mit unter; bis zur ausgelagerten Ablage besteht dafür keine Wiederherstellungsmöglichkeit, und die andernorts genannten Zielwerte für Wiederanlaufzeit und Wiederherstellungspunkt (RTO / RPO) gelten nicht.

Ergänzende AVV-spezifische Maßnahmen

• Trennungskontrolle: Kundendaten werden mandantenfähig und logisch getrennt verarbeitet; die Absicherung beschreibt der vorstehende Baustein unter „Zugriffskontrollen“.
• Wiederherstellungsziele (Art. 32 Abs. 1 lit. c DSGVO): RPO ≤ 24 Stunden und RTO ≤ 8 Stunden für kritische Verarbeitungen, in Kalenderstunden. Sie sind Zielwerte und keine zugesicherte Eigenschaft und gelten erst, sobald die Sicherungen verschlüsselt und getrennt von der Produktivinfrastruktur abgelegt sind und der erste Wiederherstellungstest dokumentiert ist (§ 3 Abs. 1); bei Verlust des Produktivstandorts gelten sie nicht, solange die ausgelagerte Ablage aussteht. Ein ausführbares Wiederherstellungs-Skript besteht; mangels dokumentiertem Test ist seine Wirksamkeit nicht belegt. Künftige Tests werden mit Datum, geprüften Komponenten und Ergebnis dokumentiert. Für Leistungen nach der Anlage Managed Services treten deren Reaktions- und Wiederherstellzeiten (§ 3.2) hinzu, gezählt in Servicezeit-Stunden. Zur Löschung von Backup-Ständen gilt § 7 Abs. 4.
• Belastbarkeit: Schutz gegen volumetrische Angriffe auf Infrastrukturebene durch den Rechenzentrumsbetreiber; gespiegelte Datenträger (RAID); automatischer Neustart der Dienste; Ressourcenbegrenzung für kritische Komponenten. Angestrebt wird eine Verfügbarkeit von 99,5 % im Monatsmittel außerhalb geplanter Wartungsfenster; die fortlaufende Messung mit Alarmierung ist vorbereitet, aber nicht in Betrieb — ein Messwert kann deshalb nicht ausgewiesen werden. Verfügbarkeitszusagen richten sich nach der Leistungsanlage des Hauptvertrags.
• Eingabekontrolle (Protokollierung): Administrative und sicherheitsrelevante Vorgänge — Anlage, Änderung und Löschung von Konten, Organisationen und Arbeitsbereichen, Einladungen, Rollenänderungen, Vergabe und Widerruf von Zugangsschlüsseln, Änderungen an Sicherheitseinstellungen — werden mit Zeitpunkt, handelnder Person und betroffenem Objekt protokolliert und für die nachstehende Dauer aufbewahrt. Einzelne Lese- oder Schreibzugriffe auf Inhaltsdaten werden nicht protokolliert; weitergehende Protokollierung kann der Verantwortliche nach § 1 Abs. 3 vereinbaren.
• Weitergabekontrolle: Übermittlungen an Sub-Auftragsverarbeiter laufen über dokumentierte, transportverschlüsselte Schnittstellen; die Empfänger führt Anlage 3.
• Regelmäßige Überprüfung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DSGVO): ergänzend zum vorstehenden Baustein werden externe Penetrationstests unabhängiger Dritter mit Datum und Ergebnis dokumentiert; für JavaScript-Abhängigkeiten laufen wöchentliche automatisierte Aktualisierungsvorschläge.

Aufbewahrungsdauer / automatische Löschung (workspace-bezogen vereinbart)

Die automatische Löschung läuft täglich nach Ablauf der gesetzten Frist. Alle Werte dieser Anlage stehen in der nachstehenden Tabelle; sie werden im übrigen Text nicht wiederholt.

Das anruferbezogene Gedächtnis stand hier zuerst nicht — es ist die einzige Kategorie, die einen Anrufer über das einzelne Gespräch hinaus fortschreibt, und ohne seine Frist kann der Verantwortliche weder Art. 30 Abs. 1 lit. f noch Art. 13 Abs. 2 lit. a DSGVO für sie beantworten.

Die Fristen der Widget-Sitzungen gelten auch für Personen ohne Vertragsbeziehung zum Verantwortlichen (Ziff. 5 der Präambel). Eine abweichende Frist setzt der Auftragsverarbeiter für diese Sitzungen auf Weisung manuell um und bestätigt das in Textform; die Herstellung der Konfigurierbarkeit ist als offene Maßnahme zum Termin des § 3 Abs. 1 geführt.

Abweichende Vereinbarung: Der Verantwortliche kann die Fristen durch Weisung nach § 1 Abs. 1 bis zum Höchstwert der Tabelle verlängern. Eine Verkürzung unter die Regelwerte ist nicht vorgesehen: Sie sind als datenschutzfreundliches Mindestmaß gesetzt und werden auch auf Weisung nicht unterschritten. Der Auftragsverarbeiter setzt den gewiesenen Wert im Arbeitsbereich und zeigt die gesetzten Werte auf Verlangen an. Unberührt bleibt die Löschung einzelner Daten auf Verlangen (§ 5 Abs. 1, § 7) — das Mindestmaß betrifft die Aufbewahrungsfrist, nicht den Einzelfall.

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Anlage 3: Empfängerübersicht — genehmigte Sub-Auftragsverarbeiter und Empfänger in eigener Verantwortlichkeit

Diese Anlage ergänzt § 4 dieses AVV. Änderungen werden dem Verantwortlichen gemäß § 4 Abs. 2 mit einer Frist von 30 Tagen vorab mitgeteilt.

Welche Fassung dieser Liste Vertragsbestandteil ist, weist ihr Fußvermerk mit Fassungsnummer und Erhebungsstichtag aus. Maßgeblich ist die Fassung im zugestellten Vertragstext; an ihr misst sich, ob eine spätere Liste den Kreis der Sub-Auftragsverarbeiter ändert und die Mitteilungspflicht nach § 4 Abs. 2 auslöst.

Teil A — sämtliche Empfänger

Wie diese Übersicht zu lesen ist. — Stand der Liste: Erhebungsstichtag 2026-08-31. Sie
führt die Empfänger, die für die vereinbarten Leistungen eingesetzt werden oder im
Anbieterkatalog zur Auswahl stehen, mit Rolle, Status und Mechanismus, die für sie gelten —
an ihr erkennt der Auftraggeber die Änderung des Subprozessorenkreises, und daran hängt die
Mitteilungspflicht nach § 4 Abs. 2 des Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 Abs. 2 und 4
DSGVO). Welche Festlegung für einen Empfänger gilt, steht in der Spalte Zweck.

Was diese Liste ausdrücklich nicht verschweigt: Fehlt für einen Empfänger eine Garantie
nach Kapitel V DSGVO, ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO oder eine lückenlose Kette, steht das
in seiner Zeile — es ist der Inhalt der Zeile und kein Ausschlussgrund. Für die Empfänger,
die über die betreibereigene Automatisierungsplattform erreicht werden, ist die Liste bis zum
Abschluss des dort laufenden Zensus nicht abschließend; der Abschnitt „Empfängerkreis der
Automatisierungsplattform" unter der Tabelle sagt, was das bedeutet.

Rolle: AV Sub-Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung · eigen unsere eigene Verantwortlichkeit (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) · Dritter der Empfänger entscheidet über die weitere Verarbeitung als eigener Verantwortlicher; wir sind insoweit weder Verantwortliche noch Auftragsverarbeiterin · beides beides, getrennt nach Vorgang · selbst von uns selbst auf eigener Infrastruktur betrieben — Verarbeitung im Auftrag, ohne beteiligten eigenständigen Sub-Auftragsverarbeiter · ohne Vertrag weder ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO noch eine sonstige Vereinbarung; der Empfänger ist kein Sub-Auftragsverarbeiter, Daten fließen nur, soweit die Statusspalte in Betrieb ausweist · AV · ohne Art.-28-Vertrag verarbeitet im Auftrag, ohne dass ein auf ihn lautender Vertrag nach Art. 28 DSGVO vorliegt. Die allgemeine Genehmigung nach § 4 Abs. 1 des Auftragsverarbeitungsvertrags erfasst ihn wie einen AV — die Pflicht des § 4 Abs. 4 ist für ihn jedoch nicht erfüllt, und § 10 Abs. 1 lässt sie unberührt: Der Auftragsverarbeiter schuldet sie unverändert

Status: in Betrieb wird tatsächlich eingesetzt, eine Übermittlung findet statt · eingerichtet, ruht eingerichtet oder wählbar, derzeit keine Übermittlung · eingerichtet, nicht in Betrieb als Anbieter beschlossen, noch nicht in Betrieb; die Funktion erbringt ein anderer Empfänger dieser Liste · ausgesetzt die Übermittlung ist angehalten. — Andere Werte kommen nicht vor. Die Spalte beschreibt den Einsatz im vereinbarten Leistungsumfang; die geltende Festlegung und die Reichweite unserer Zusicherung stehen in der Zweckspalte derselben Zeile. — Bei einem Empfänger mit Festlegung (b) beruht in Betrieb auf der Begehbarkeit des Wegs, nicht auf einem gemessenen Fluss: Er ist im Katalog wählbar, und an der Erreichbarkeit — nicht am Fluss eines einzelnen Tages — hängt nach § 4 Abs. 1 AVV die Reichweite der allgemeinen Genehmigung. Ob in einem bestimmten Arbeitsbereich Daten zu ihm fließen, entscheidet allein dessen Auswahl.

Drittland-Mechanismus: EU Verarbeitung in der EU/im EWR, kein Drittlandtransfer · EU · Ort offen Sitz im EWR, Kapitel V DSGVO auf die Übermittlung an ihn nicht anwendbar; ob dahinter eine Weiterübermittlung in ein Drittland steht, benennt die Zweckspalte · EU · selbst von uns selbst in Deutschland betrieben · UK / CH / DPF Angemessenheitsbeschluss (Art. 45 DSGVO) für das Vereinigte Königreich, die Schweiz bzw. das EU-U.S. Data Privacy Framework · SCC EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914) · TIA: trägt nicht unser Transfer-Impact-Assessment bestätigt die Übermittlung nicht — weil es die Tragfähigkeit einer ausgewiesenen Garantie nicht trägt oder weil gar keine Garantie besteht und gleichwohl übermittelt wird · TIA: ohne abschließendes Ergebnis die Prüfung ist nicht abschließbar, weil eine ihrer Grundlagen fehlt · OFFEN kein Mechanismus nach Kapitel V DSGVO (Art. 45, 46 oder 47 DSGVO) festgelegt — eine Übermittlung, die im Einzelfall auf eine Ausnahme des Art. 49 DSGVO gestützt wird, benennt die Zweckspalte; ob übermittelt wird, zeigt die Spalte Status

Zwei Festlegungen, auf die Zeilen der Tabelle verweisen. (a) Kette nicht abschließend dokumentierbar: Ein Aggregator ändert den Kreis seiner Unteranbieter einseitig; wir können ihn nicht abschließend benennen und sichern deshalb weder die Weitergabe der Art.-28-Pflichten noch eine lückenlose Kette nach Kapitel V DSGVO zu. Das nimmt den Empfänger nicht aus dem Katalog — es ist die Angabe, die der Verantwortliche vor der Wahl braucht. Ebenso ein Prüfergebnis trägt nicht: Es führt zu Ausweisung und Unterrichtung, nie zum Entzug der Wahl. (b) Wählbar, nicht Voreinstellung: Der Empfänger steht im Katalog zur Auswahl und ist nirgends Voreinstellung. Was daraus folgt, steht an einer Stelle und wird hier nicht wiederholt: die Zusage für die von uns selbst und die managed betriebenen Agenten in § 4 Abs. 6 des Auftragsverarbeitungsvertrags, die Rollenübersicht — wer den Anbieter jeweils auswählt — in Ziff. 4.4 der Datenschutzerklärung.

¹ Microsoft: Azure AI Speech und Azure OpenAI verarbeiten in Rechenzentren in Deutschland; Vertragspartnerin ist die Microsoft Ireland Operations Limited mit Sitz im EWR, ein Drittlandtransfer nach Art. 44 DSGVO liegt insoweit nicht vor. Wir stützen die Einbindung ergänzend auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Der Angemessenheitsbeschluss ist für diese beiden Dienste nicht Teil der Grundlage: Ein Eintrag im EU-U.S. Data Privacy Framework wirkt nur zugunsten der zertifizierten US-Organisation und trägt eine Übermittlung an eine irische Gesellschaft nicht; er trägt allein eine Weiterübermittlung an die Microsoft Corporation, deren Umfang offen ist. Für Microsoft Graph und den IMAP-Vollabruf ist er dagegen einschlägig, weil dort der Verarbeitungsort das Postfach des Nutzers und damit nicht auf Deutschland festgelegt ist; beide Zeilen führen ihn deshalb. Wovon es abhängt: Liegt das verbundene Postfach in den Vereinigten Staaten, ist die Microsoft Corporation unmittelbare Empfängerin — dann trägt der Angemessenheitsbeschluss diese Übermittlung, und seine Fälligkeit ist für sie ein echter Termin. Beide Wege richtet der Nutzer selbst ein und kann sie jederzeit trennen. — Microsoft Ireland Operations Limited gehört zur Microsoft Corporation (USA) und unterliegt insoweit mittelbar dem US CLOUD Act; ein Herausgabeverlangen an die Muttergesellschaft kann auch in der EU verarbeitete Daten erfassen. Gegen einen solchen Zugriff wirkt keine dieser Grundlagen — er ist ein Fall des Art. 48 DSGVO, gesondert bewertet in unserem Transfer-Impact-Assessment (Ziff. 5.5), das wir dem Auftraggeber auf Verlangen vorlegen. Product Terms und Data Protection Addendum sind noch zur Akte zu nehmen.

² CARTO: Der DPF-Registereintrag steht beim Abruf vom 31.08.2026 unverändert auf „Active – Re-certification under Review“ und umfasst nur das Programm EU-U.S. und nur Non-HR-Daten; für unsere Übermittlungen ist Non-HR die einschlägige Kategorie, die Beschränkung also folgenlos. Re-Zertifizierung fällig am 24.09.2026. — Zum Ladezeitpunkt: Die Standortkarte der Agentur-Website lädt erst nach ausdrücklichem Klick auf „Karte laden“; die Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) betrifft das Laden, nicht die Übermittlung — diese trägt der Angemessenheitsbeschluss. Die Lagekarte im Exposé lädt dagegen schon beim Öffnen eines Objekts mit Koordinaten.

³ Anthropic: Die DPF-Registerprüfung am 31.08.2026 ergab unverändert, dass Anthropic PBC dort in keinem Status geführt ist; ein Angemessenheitsbeschluss besteht somit nicht, die Übermittlung stützt sich allein auf die Standardvertragsklauseln.

⁴ Deepgram: Ein Angemessenheitsbeschluss besteht nicht, und das Transfer-Impact-Assessment bestätigt die Tragfähigkeit der Standardvertragsklauseln nicht; welche Folge das hat und was dazu aussteht, nennt der nachstehende Absatz.

⁵ Proton: Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss (Entscheidung 2000/518/EG vom 26. Juli 2000, fortgeltend nach Art. 45 Abs. 9 DSGVO); Standardvertragsklauseln und ein Transfer-Impact-Assessment sind daneben nicht erforderlich. Die Brücke betreiben wir selbst in Deutschland; sie ist kein eigenständiger Sub-Auftragsverarbeiter, sondern der lokale Zugang zu den Postfächern dieses Empfängers.

Kein Empfänger dieser Liste ist aus dem Katalog genommen, keiner wegen seines Prüfergebnisses gesperrt. Was fehlt — Mechanismus, Vertrag nach Art. 28 DSGVO, lückenlose Kette —, weist diese Liste aus; die Entscheidung trifft der Verantwortliche. Vor der ersten Übermittlung an einen Drittland-Empfänger verlangt die Anwendung die dokumentierte Bestätigung des Arbeitsbereichs, für Unteranbieter hinter einem Aggregator ohne ausgewiesenen Mechanismus zusätzlich eine gesonderte Erklärung nach Art. 49 Abs. 1 Unterabs. 1 lit. a DSGVO; ohne sie wird der Empfänger nicht angesprochen (§ 4 Abs. 5 AVV).

Für Behörden in Ausübung hoheitlicher Befugnisse gilt diese Erklärung nicht. Art. 49 Abs. 3 DSGVO nimmt sie von den Ausnahmen des Absatzes 1 Unterabs. 1 lit. a bis c aus; die Grenzen und ihre Folge für die Empfängerwahl regelt § 1 Abs. 8 des Auftragsverarbeitungsvertrags („Grenzen des Art. 49 DSGVO bei hoheitlicher Tätigkeit“). Einer solchen Stelle stehen für diese Verarbeitungen zwei Gruppen nicht zur Verfügung, und beide liest man aus der Spalte „Drittland-Mechanismus“: erstens jede Zeile, die mit OFFEN beginnt — für sie ist kein Mechanismus festgelegt —, zweitens jede Zeile, für die das Prüfergebnis die Tragfähigkeit der Garantie nicht bestätigt (TIA: trägt nicht oder TIA: ohne abschließendes Ergebnis), auch wenn daneben ein Mechanismus steht. Für die zweite Gruppe gilt dasselbe wie für die erste; die Begründung steht dort. Die Spalte ist die Quelle, nicht eine Namensliste daneben — eine Aufzählung wäre eine Vollständigkeitszusage und bräche bei jeder neuen Zeile still.

Der laufende Betrieb der mit Festlegung (b) gekennzeichneten Drittlandanbieter beruht auf der Auswahl des Verantwortlichen. Für jede Zeile, deren Zweckspalte die Festlegung (b) trägt, gilt: Sie bleiben wählbar, die Auswahl ist die dokumentierte Weisung, und vor der ersten Drittlandauswahl wird über Sitz, Verarbeitungsort und Prüfergebnis unterrichtet. Welche Zeilen das sind, sagt die Spalte — nicht eine Namensliste daneben. Eine Entscheidung nach Schritt 4 der Empfehlungen 01/2020 des Europäischen Datenschutzausschusses — unterlassen, aussetzen, beenden oder begründeter Fortbetrieb — haben wir für sie bislang nicht getroffen; sie steht aus. Für diese Entscheidung führt unser Maßnahmenregister keine eigene Zeile und damit keinen Termin nach § 3 Abs. 1 des Auftragsverarbeitungsvertrags; verantwortlich ist die Geschäftsführung. Für die Aggregatoren KIE und OpenRouter tritt Festlegung (a) hinzu; den Stand ihrer Absicherung teilen wir auf Verlangen in Textform mit.

Ohne Grundlage nach Kapitel V DSGVO. Für die mit OFFEN gekennzeichneten Empfänger ist kein Übermittlungsmechanismus festgelegt. Welche das sind, sagt die Spalte selbst — nicht eine Aufzählung daneben, die bei jeder neuen Zeile still bräche. Ob deshalb auch keine Daten fließen, sagt allein die Spalte Status, und sie sagt es nicht für alle: Mehrere dieser Zeilen stehen auf in Betrieb; dort findet die Übermittlung ohne festgelegten Mechanismus statt. Was im Einzelfall offen ist — ein unbestimmter Rechtsträger, ein fehlender Schritt 3 der Empfehlungen 01/2020, ein Empfänger, dessen Zuordnung noch aussteht —, nennt die jeweilige Zeile. Nicht hierher gehört die KugelAudio GmbH: Für sie ist Kapitel V nicht anwendbar (Sitz und Verarbeitung in Deutschland bzw. der Europäischen Union), ihr Mechanismus lautet EU; was für sie offen ist, steht in ihrer Zeile.

Restrisiko eines Behördenzugriffs in den Vereinigten Staaten. Empfänger mit Sitz dort unterliegen dem US-Überwachungs- und Herausgaberecht (50 U.S.C. § 1881a, Executive Order 12333, CLOUD Act). Der CLOUD Act erfasst auch außerhalb der Vereinigten Staaten verarbeitete Daten sowie Tochtergesellschaften und europäische Rechenzentren, soweit die US-Muttergesellschaft die tatsächliche Verfügungsgewalt hat; ein Serverstandort in der EU schließt ihn nicht aus (EuGH, Urteil vom 16.07.2020, C-311/18 „Schrems II“). Das EU-U.S. Data Privacy Framework (Durchführungsbeschluss vom 10.07.2023) mildert das Risiko, beseitigt es nicht und kann ausgesetzt oder aufgehoben werden. Es verbleibt daher ein Restrisiko, dass US-Behörden auf die übermittelten Inhalte zugreifen, ohne dass wir hiervon Kenntnis erlangen oder Sie hierüber unterrichten dürfen. Umgesetzt sind Transportverschlüsselung und Datenminimierung.

Transfer-Impact-Assessment. Ein Assessment je Empfänger nach den Empfehlungen 01/2020 des Europäischen Datenschutzausschusses liegt seit dem 10.08.2026 vor; maßgeblich ist die jeweils geltende Fassung. Es bestätigt die Tragfähigkeit der Garantie nicht für jeden Empfänger — diese tragen TIA: trägt nicht, darunter sämtliche mit Festlegung (b). Für eine Kette, in der wir selbst Auftragsverarbeiter sind, ist Modul 3 einschlägig; wo wir selbst Verantwortliche sind (Rolle eigen), ist es Modul 2.

Was von den Verträgen belegt ist, und was nicht — der Stand ist ungleich und wird deshalb einzeln genannt. Für alle nicht als belegt ausgewiesenen Empfänger nennt diese Liste das einschlägige, nicht das nachgewiesene Modul. Abschlussdatum und Anhang II der Standardvertragsklauseln sind für keinen Empfänger abgelegt.

Den Stand je Empfänger teilen wir auf Verlangen in Textform mit und legen die Garantien nach § 8 des Auftragsverarbeitungsvertrags vor.

Fortlaufende Prüfung der DPF-Listung. Die Listung der US-Empfänger Stripe, Microsoft, Twilio, CARTO, Perplexity und Eleven Labs prüfen wir anhand der offiziellen Liste (dataprivacyframework.gov) mindestens jährlich sowie unverzüglich nach jeder bekannten Fälligkeit der Rezertifizierung. Nach der Fälligkeit und nicht vor ihr, und das ist Absicht: Geprüft wird der Status des Registereintrags, nicht der Kalender — vor dem Termin ist an ihm nichts festzustellen. Bekannte Fälligkeiten: Microsoft Corporation 05.09.2026, CartoDB Inc. 24.09.2026, Perplexity AI, Inc. 08.10.2026, Twilio Inc. 20.04.2027, Stripe, LLC 11.05.2027, Eleven Labs Inc. 09.02.2027. Alle sechs Listungen sind am 31.08.2026 im Register abgerufen und bestätigt worden. Die Google LLC stand hier bis zum 2026-09-01 mit; sie ist kein Empfänger dieser Anlage mehr.

Der genannte Termin ist die Fälligkeit der jährlichen Rezertifizierung (Next Certification Due Date), kein Ablaufdatum. Die Listung endet an diesem Tag nicht von selbst; das Register führt für die laufende Prüfung den Status Active – Re-certification under Review — CARTO steht seit dem Abruf vom 11.08.2026 in genau diesem Status. Sie entfällt erst, wenn das US-Handelsministerium den Eintrag auf Inactive Certification – Lapse setzt. Geprüft wird deshalb der Status, nicht der Kalender. Steht ein Eintrag nicht mehr auf Active, darf die Übermittlung nur fortgesetzt werden, wenn Standardvertragsklauseln für genau diesen Vertragspartner nachgewiesen und die TIA tragfähig ist.

Vonage ist ausgenommen: Vertragspartner ist die Vonage B.V. mit Sitz in den Niederlanden, für sie ist kein Mechanismus nach Kapitel V erforderlich. Bei Twilio ist die Listung gleichwohl Teil der Grundlage, und der Grund ist nicht der Konzernzugriff: Der Vertragspartner sitzt im EWR, die Weiterübermittlung an die Twilio Inc. (USA) ist jedoch ausgewiesen, und für sie tritt der Angemessenheitsbeschluss neben die Standardvertragsklauseln.

No-Training — vertragliche Anforderung, Nachweis offen. Eine Nutzung zu Trainingszwecken muss vertraglich ausgeschlossen sein; die Anbieterbedingung ist je Provider noch zur Akte zu nehmen, bis dahin machen wir keine anbieterbezogene Tatsachenzusage. Für Empfänger ohne Vertragsbeziehung (Rolle ohne Vertrag) und für den Aggregator KIE können wir die Einhaltung nicht zusichern.

Empfänger außerhalb der IT-Dienstleistung. Über die Tabelle hinaus geben wir personenbezogene Daten weiter an unser Kreditinstitut zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), an unsere Steuerberatung und die Finanzbehörden zur Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 257 HGB, § 147 AO) sowie im Einzelfall an Rechtsanwälte, Gerichte und andere Behörden zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für sie sind wir jeweils selbst Verantwortliche (eigen), sie sind keine Sub-Auftragsverarbeiter, und eine Übermittlung in Drittländer findet dabei nicht statt.

KI-Verarbeitungsmodi

• Sentinel und Cortex (Standard): ausschließlich Modelle in der EU/im EWR; Azure AI Speech (Germany West Central) ist die Voreinstellung der Echtzeit-Spracherkennung und für unsere eigenen sowie die managed betriebenen Agenten verbindlich, die SIP-Telefonie läuft über Vonage B.V.
• Apex und US-Modelle: Für die Empfänger im Katalog ist die Auswahl durch den Verantwortlichen die Weisung nach Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. a DSGVO — sie ersetzt jedoch nicht die geschuldete Ausweisung: Rechtsträger, Verarbeitungsort, Mechanismus und Prüfergebnis stehen je Empfänger in dieser Liste, einschließlich der Feststellung, dass eines davon fehlt.
• Sprachmodelle gegen Bildgenerierung: Im Sprachmodell-Katalog sind Anbieter mit Verarbeitung in Drittländern ohne Angemessenheitsbeschluss und ohne tragfähige Garantien nicht hinterlegt, insbesondere solche mit Verarbeitung in der Volksrepublik China (z. B. DeepSeek). Für die Bildgenerierung gilt das nicht: Über den Aggregator KIE sind mit ByteDance (Seedream), Alibaba Group (Qwen, Wan) und Zhipu AI / Z.ai (Z-Image) drei Hersteller mit Verarbeitung in der Volksrepublik China erreichbar; die KIE-Zeile weist sie aus, und die dort genannte Einschränkung gilt.

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Teil B — die Empfänger, die bei beiden Beschränkungen bleiben (§ 4 Abs. 5a und Abs. 6a)

Wofür Teil B gilt — eine Liste, zwei Beschränkungen. Diese Liste gilt in zwei Fällen, und sie sind nicht dasselbe: (a) Der Verantwortliche verlangt in Textform die Beschränkung auf Teil B (§ 4 Abs. 5a des Auftragsverarbeitungsvertrags); dann setzen wir für seine Arbeitsbereiche ausschließlich die Empfänger der nachstehenden Tabelle und die darunter abschließend benannten Wege ein, und der Sprachkanal bleibt nutzbar — die Wege b) bis d) sind gerade die, die ihn tragen. (b) Er verlangt zusätzlich die Konfiguration „Verarbeitung im EWR“ (§ 4 Abs. 6a); sie geht darüber hinaus und schließt den Sprachkanal aus. Welches von beidem gilt, kreuzt er in Anlage 5 Ziffer 2 an. Teil B ist eine Teilmenge des Teils A und aus ihm abgeleitet; für Rolle, Status, Mechanismus und die offenen Punkte je Empfänger bleibt dort dessen Zeile maßgeblich.

Das Kriterium ist kumulativ. In der nachstehenden Tabelle steht ein Empfänger nur, wenn Teil A für ihn zugleich ausweist: (i) Verarbeitungsort ausschließlich in der Europäischen Union oder im Europäischen Wirtschaftsraum, (ii) Rechtsträger mit Sitz in der Union oder im EWR und (iii) keinen Zugriff eines Mutter- oder Konzernunternehmens aus einem Drittland, der Kapitel V DSGVO anwendbar macht. Wer eines der drei nicht erfüllt, steht nicht in der Tabelle — auch dann nicht, wenn für ihn ein Mechanismus nach Kapitel V besteht. Wo wir den Weg gleichwohl selbst bestimmen und er sich nicht abwählen lässt, steht er darunter, namentlich und mit dem Merkmal, das ihm fehlt.

Was das Kriterium nicht ist. Es lautet nicht „kein Unternehmen mit Muttergesellschaft in einem Drittstaat“. Ob eine Konzernstelle in einem Drittland auf Daten zugreifen kann, die bei einem Empfänger im EWR liegen, ist ein eigener Tatbestand nach Art. 48 DSGVO und wird durch keine Übermittlungsgarantie beantwortet; wo diese Frage sich stellt, benennen wir sie in der Zeile, statt sie in den Mechanismus zu ziehen. Eine Zusicherung, dass für die Empfänger des Teils B ein solcher Zugriff ausgeschlossen sei, geben wir nicht. Die serverseitige Schranke entscheidet über den Verarbeitungsort; Konzernverhältnisse kennt sie nicht.

Vier Wege, die wir selbst bestimmen — abschließend, mit Rechtsträger, Sitz und Grundlage (§ 4 Abs. 6a des Auftragsverarbeitungsvertrags verlangt genau diese Angaben). Sie stehen nicht in der Tabelle, und keiner von ihnen lässt sich durch eine der beiden Beschränkungen abwählen. Wer einen von ihnen nicht in Kauf nimmt, kann die betreffende Leistung nicht beziehen.

Einer gilt unabhängig vom gewählten Leistungsumfang:

a) System- und Betreiberpost — Proton AG, Route de la Galaise 32, 1228 Plan-les-Ouates, Genf, Schweiz: Anmelde-, Einladungs- und Bestätigungsmails, Kündigungs- und Widerrufserklärungen und die Anfragen aus dem Kontaktformular. Grundlage: Angemessenheitsbeschluss für die Schweiz (Art. 45 DSGVO). Ein zweiter anwendungsseitiger Versandweg besteht nicht; ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO ist in Abschluss (Teil A). Die Schriftart dieser Nachrichten kommt aus eigener Infrastruktur und begründet keinen weiteren Empfänger; bis zur Auslieferung der Umstellung weist Ziff. 3 des Deckblatts die Abweichung aus.

Drei fallen nur an, wenn der Sprachkanal gewählt ist. Sie sind der Grund, warum Sprachkanal und die Konfiguration nach § 4 Abs. 6a einander ausschließen — für die Echtzeit-Spracherkennung erfüllt kein Anbieter alle Merkmale des Teils B. Mit der Beschränkung nach § 4 Abs. 5a ist es umgekehrt: Sie erfasst diese Wege nicht, und der Sprachkanal bleibt nutzbar. Die Rechtsfolge — auch für den Fall, dass der Kanal später hinzugewählt wird — regelt § 4 Abs. 6a des Auftragsverarbeitungsvertrags und wird hier nicht wiederholt.

b) Echtzeit-Spracherkennung — Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, Irland, Verarbeitung in Deutschland (Region Germany West Central). Grundlage: Empfänger im EWR, Kapitel V auf die Übermittlung an ihn nicht anwendbar, ergänzend Standardvertragsklauseln. Kein Anbieter der Echtzeit-Spracherkennung erfüllt alle drei Merkmale des Teils B — der einzige andere wählbare verarbeitet in den Vereinigten Staaten. Der gesamte Sprach- und Chatpfad verarbeitet im EWR; der Drittlandbezug der Spracherkennung liegt allein in der Verfügungsgewalt der US-Konzernmutter (CLOUD Act). Das ist ein Fall des Art. 48 DSGVO, gesondert bewertet in unserem Transfer-Impact-Assessment (Ziff. 5.5). Die übrigen Microsoft-Wege des Teils A gehören nicht hierher: Azure OpenAI ist Katalogwahl und nicht Voreinstellung, Microsoft Graph und der Postfachabruf über IMAP richtet der Nutzer selbst ein, ein Rundschreibenweg besteht nicht. Sie entstehen ohne Zutun des Verantwortlichen nicht.

c) Sprachsynthese — KugelAudio GmbH, Sitz Deutschland, Amtsgericht Charlottenburg HRB 277989 B. Grundlage: Empfänger im EWR mit Verarbeitung in der Europäischen Union, Kapitel V nicht anwendbar. Geschuldet ist die Variante „EU-Only Hosting“; ihre schriftliche Bestätigung ist Voraussetzung des Einsatzes und als offene Maßnahme geführt. Ebenfalls offen sind die Subprozessorenkette und ein auf diese Gesellschaft lautender Vertrag nach Art. 28 DSGVO (Teil A).

d) Zuführung eingehender Anrufe (SIP) — Vonage B.V., Radarweg 29 A, 1043 NX Amsterdam, Niederlande (KVK 34223740). Grundlage: Empfänger im EWR, Kapitel V auf die Übermittlung an ihn nicht anwendbar. Merkmal (i) ist nicht ausgewiesen: Ob innerhalb der Unternehmensgruppe (Ericsson AB) in ein Drittland weiterübermittelt wird, ist Gegenstand einer laufenden Erhebung, und im Register des EU-U.S. Data Privacy Framework ist mit der Vonage Holdings Corp., Holmdel, New Jersey, eine Gesellschaft dieser Gruppe in den Vereinigten Staaten geführt. Deshalb steht Vonage nicht in der Tabelle. Ergibt die Erhebung eine Weiterübermittlung, ist für sie ein Mechanismus nach Kapitel V auszuweisen. Die Twilio Ireland Limited steht hier nicht, obwohl sie Anrufe ebenfalls zuführt: Für sie ist die Weiterübermittlung an die Twilio Inc. (USA) ausgewiesen — Merkmal (i) ist damit nicht erfüllt, der Verarbeitungsort liegt nicht ausschließlich in der Union oder im EWR; der Konzernzugriff nach Merkmal (iii) tritt hinzu. Dasselbe Merkmal trägt den Ausschluss der Vonage B.V., dort mangels Erhebung als „nicht ausgewiesen“ statt als „nicht erfüllt“. Unter beiden Beschränkungen erfolgt die Zuführung deshalb ausschließlich über die Vonage B.V.; liegt die Rufnummer eines Arbeitsbereichs bei Twilio, wird sie vor der Einrichtung umgestellt oder die Beschränkung insoweit nicht eingerichtet — was von beidem gilt, teilen wir vorher in Textform mit. Für Arbeitsbereiche, in denen im Sprachkanal regelmäßig besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO anfallen, gilt der zweite Weg nicht (Ziff. 4 der Präambel des Auftragsverarbeitungsvertrags): Dort wird umgestellt oder der Sprachkanal nicht in Betrieb genommen.

Was diese Beschränkungen leisten — und was sie nicht leisten. Für jeden Anbieter, den der Anbieterkatalog als Drittland-Anbieter führt, verweigert die Anwendung die Herausgabe der Zugangsdaten und damit die Verarbeitung, solange der Arbeitsbereich keine Drittland-Bestätigung führt; das gilt auch auf dem Sprachpfad, und ein nicht eingestufter Anbieter gilt dabei als Drittland-Anbieter. Das ist der Auslieferungszustand und keine gesondert zu bestellende Leistung. Außerhalb dieses Katalogs liegen allein die Buchstaben a bis d und die Wege, die mit der jeweiligen Anwendung oder Schnittstelle abgewählt werden — Kartenkacheln und Geocoding der Immobilien-Anwendung, die Messenger-Anbindungen und die vom Nutzer selbst eingerichteten Microsoft-Schnittstellen; sie entstehen ohne die entsprechende Anwendung oder Verbindung nicht.

Zwei Grenzen benennen wir ausdrücklich, weil ohne sie die Zusage weiter reichte als der Mechanismus:

1. Die Schranke entscheidet über den Verarbeitungsort, nicht über Konzernverhältnisse. Ein Empfänger mit Sitz und Verarbeitung im EWR passiert sie auch dann, wenn eine Konzernstelle in einem Drittland auf ihn zugreifen könnte. Diese Frage beantworten die Buchstaben b und d, nicht die Beschränkung.
2. Die Bestätigung wirkt für den gesamten Arbeitsbereich, sobald ein Mitglied sie erteilt hat. Wer den Betrieb ohne Drittlandempfänger dauerhaft sicherstellen will, untersagt seinen Nutzern die Erteilung organisatorisch. Auf Verlangen weisen wir die für einen Arbeitsbereich erteilten Bestätigungen in Textform nach und setzen einen Widerruf um.

Fassung dieser Liste: 31. August 2026, Partial-Fassung 2.27, Erhebungsstichtag 2026-08-31. Maßgeblich für Stand und Fassung des Dokuments, in das sie eingezogen ist, ist dessen Vorspann; Änderungen dieser Liste teilen wir unseren Auftraggebern nach § 4 Abs. 2 des Auftragsverarbeitungsvertrags mit. Die Änderungen der früheren Fassungen sind gesondert dokumentiert und werden auf Verlangen vorgelegt.

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Anlage 4: Löschkonzept

Wahlrecht, Fristen, Formate, Transportweg, Umfang der Rückgabe, Löschverfahren und Inhalt des Protokolls regelt § 7 dieses AVV abschließend.

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Anlage 5: Vereinbarter Leistungsumfang

Diese Anlage bestimmt, welche Kanäle Gegenstand der Verarbeitung sind und welche der beiden Beschränkungen nach § 4 Abs. 5a und Abs. 6a gelten. Sie wird beim Abschluss ausgefüllt; bleibt sie leer, gilt der im Hauptvertrag beauftragte Umfang.

1. Kanäle — Zutreffendes ankreuzen; beide Felder sind zulässig.

Was die Wahl entscheidet: Welche der selbst bestimmten Wege nur bei angekreuzten Sprachkanälen anfallen, benennt Teil B der Anlage 3 abschließend; sie sind der Grund, warum Sprachkanal und die Konfiguration nach Ziffer 2 Buchstabe b einander ausschließen (§ 4 Abs. 6a). Wird nur der schriftliche Umfang gewählt, entfallen sie; die vom Leistungsumfang unabhängigen Wege des Teils B bleiben unberührt. Mit der Beschränkung nach Ziffer 2 Buchstabe a bleibt der Sprachkanal dagegen nutzbar — sie erfasst die in Teil B abschließend benannten Wege nicht.

2. Beschränkung der Empfänger — zwei getrennte Festlegungen. Buchstabe a ist die engere Empfängerwahl und lässt den Sprachkanal zu; Buchstabe b tritt hinzu und schließt ihn aus. Buchstabe b setzt Buchstabe a voraus.

Warum Buchstabe b den Sprachkanal ausschließt und Buchstabe a nicht: Für die Echtzeit-Spracherkennung steht kein Anbieter zur Verfügung, der alle Merkmale des Teils B erfüllt (§ 4 Abs. 6a). Buchstabe a nimmt die selbst bestimmten Wege ausdrücklich aus und lässt den Kanal deshalb unberührt; Buchstabe b tut das nicht. Wird Buchstabe b angekreuzt, bleibt der Sprachkanal unter Ziffer 1 unangekreuzt; die schriftlichen Kanäle sind in beiden Fällen uneingeschränkt nutzbar. Wird der Sprachkanal später hinzugewählt, endet die Konfiguration nach Buchstabe b mit seiner Inbetriebnahme (§ 4 Abs. 6a); Buchstabe a bleibt bestehen.

Für öffentliche Stellen ist Buchstabe a die Voreinstellung (§ 4 Abs. 5a) — Buchstabe b ist es nicht. Eine öffentliche Stelle mit Bürgertelefon wählt daher Buchstabe a, nicht Buchstabe b. Wird Buchstabe a abgewählt, ist das eine Weisung nach § 1 Abs. 1; auf ihre Rechtsfolgen weist der Auftragsverarbeiter nach § 1 Abs. 4 hin. Bei öffentlichen Stellen ist das Kreuz in dieser Anlage zugleich die Weisung in der Form, in der dieser Vertrag geschlossen wurde (§ 4 Abs. 5a); einer weiteren Erklärung bedarf es nicht.

Was die Abwahl NICHT öffnet: Für Anruferinnen und Anrufer, Gesprächspartner und Nutzer der Widgets unterbleibt die Übermittlung an Empfänger ohne Mechanismus nach Kapitel V DSGVO (Art. 45, 46 oder 47 DSGVO) und an Empfänger mit einem Prüfergebnis, das dessen Tragfähigkeit nicht bestätigt, auch dann; eine Weisung ändert das nicht (§ 4 Abs. 5, zweiter Unterabsatz). Ein Empfänger mit Mechanismus bleibt wählbar, und über die Spracherkennung eigener Agenten des Verantwortlichen entscheidet dieser (§ 4 Abs. 6 lit. a). Für Verarbeitungen in Ausübung hoheitlicher Befugnisse gilt zusätzlich § 1 Abs. 8; die übrigen Anbieterfestlegungen des § 4 Abs. 6 bleiben unberührt.

3. Ergänzende Vereinbarungen zum Leistungsumfang

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Kontaktstellen

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Abschluss

Für die Nutzung der Janeway Suite kommt dieser AVV in der bei Vertragsschluss abrufbaren Fassung mit der Zustimmung zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen nach deren § 9 Abs. 3 i. V. m. § 1 Abs. 4 zustande — mit der Registrierung des Arbeitsbereichs und unabhängig von einem kostenpflichtigen Abonnement. Die nachstehende Unterzeichnung ist dafür nicht erforderlich; sie steht dem Verantwortlichen frei, wenn er die Angaben des Abschnitts „Parteien“ verbindlich festlegen will.

Öffentliche Stellen. Ist der Verantwortliche eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen, kommt dieser AVV nicht durch Zustimmung in der Anwendung zustande. Er wird in diesem Fall mit ausgefülltem Abschnitt „Parteien“, ausgefüllter Tabelle „Kontaktstellen“, ausgefüllter Anlage 5, einem gezeichneten Leistungs- und Anbieterschein — in dem die eingesetzten Empfänger je Leistung angekreuzt sind — und der Erklärung der nach dem für den Verantwortlichen geltenden Recht vertretungsberechtigten Person geschlossen; die Textform des Art. 28 Abs. 9 DSGVO genügt, soweit das für ihn geltende Recht keine strengere Form verlangt. Verpflichtungserklärungen einer Gemeinde bedürfen nach den Gemeindeordnungen der Länder regelmäßig der Schriftform und der Unterzeichnung durch den Hauptverwaltungsbeamten oder seinen Vertreter; welche Vorschrift für ihn gilt, benennt der Verantwortliche. Der Auftragsverarbeiter stellt dafür ein vorbereitetes, zeichenbares Exemplar bereit, hält den geschlossenen Vertragstext für die Dauer des Hauptvertrags vor und stellt ihn auf Verlangen in Textform zur Verfügung. Bis zum Abschluss darf der Verantwortliche den Arbeitsbereich nur zur Erprobung ohne personenbezogene Echtdaten nutzen.

Zum Nachweis: Der Auftragsverarbeiter protokolliert seit dem 2026-08-13 das Zustandekommen dieses AVV mit zustimmendem Nutzerkonto, Fassungsbezeichnung und Zeitpunkt; ebenso für die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und die Bedingungen der einzelnen Anwendungen. Für Zustimmungen davor ist das nicht nachholbar: Eine nachträglich hergeleitete Zeile wird als solche gekennzeichnet, führt die zugestimmte Fassung als unbekannt und ist kein Nachweis des Zustandekommens. Den Nachweis legt er nach § 8 Abs. 1 vor. Eine automatische Übernahme der „Parteien“-Angaben aus den Kontodaten und ein dauerhafter Abruf des Vertragstexts über die Anwendung bestehen nicht; den geltenden Text stellt er auf Verlangen in Textform zur Verfügung (Art. 28 Abs. 9 DSGVO).

Im Übrigen — insbesondere bei Rahmenverträgen und Leistungsscheinen — wird dieser AVV mit der Unterzeichnung beider Parteien wirksam, nach Art. 28 Abs. 9 DSGVO auch elektronisch. Er gilt für die Laufzeit des Hauptvertrags; § 7 bleibt darüber hinaus anwendbar.

Vertrags-/Kundennummer: ____________________

Bei öffentlichen Stellen richten sich Form und Vertretung der Erklärung, durch die sich der Auftraggeber verpflichtet, nach dem für ihn geltenden Recht — regelmäßig der Gemeinde-, Landkreis- oder Verwaltungsordnung seines Landes. Diese verlangen vielfach die Schriftform und die handschriftliche Unterzeichnung unter Beifügung der Amtsbezeichnung, lassen daneben eine dauerhaft überprüfbare qualifizierte elektronische Signatur zu und sehen im Vertretungsfall teils zwei vertretungsberechtigte Bedienstete vor. Welche Vorschrift gilt und wie viele Unterschriften sie verlangt, benennt der Auftraggeber; der Auftragnehmer prüft es nicht. Die zweite Zeile bleibt frei, wenn eine Unterschrift genügt. Verlangt jenes Recht einen Vertretungsvermerk (etwa „in Vertretung“, „im Auftrag“), setzt der Unterzeichnende ihn neben seine Amtsbezeichnung.

Statt handschriftlich kann der Auftraggeber qualifiziert elektronisch signieren: Er sendet das signierte Exemplar an legal@janeway.io; der Auftragnehmer prüft die Signatur, bestätigt den Eingang in Textform und bewahrt das Exemplar für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf. Ob die Signatur „dauerhaft überprüfbar“ im Sinne der für den Auftraggeber geltenden Vorschrift ist — also beweiswerterhaltend aufbewahrt wird —, richtet sich nach dessen Recht und liegt bei ihm; der Auftragnehmer schuldet die Aufbewahrung, nicht den Beweiswerterhalt. Der Auftragnehmer zeichnet auf demselben Weg gegen.

Die Änderungsgeschichte wird in der Versionsverwaltung geführt und auf Anforderung vorgelegt. Die geltende Fassung steht im Kopf; welche Fassung der Anlagen 2 und 3 sie trägt, weisen diese Anlagen selbst aus (§ 4 Abs. 2, Anlage 3).